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Tribunal Regional Eleitoral - AP

RESOLUÇÃO Nº 326, DE 08 DE MAIO DE 2008

(Revogada pela RESOLUÇÃO Nº 575, DE 21 DE JULHO DE 2022)

 Dispõe sobre a implementação do Plano de Avaliação e Destinação das Informações e da Tabela de Temporalidade de Documentos, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá e dá outras providências.  

O Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, no uso de suas atribuições e considerando o que restou decidido na 17ª Sessão Administrativa Ordinária, realizada nesta data,  

Considerando o § 2º do art. 216 da Constituição Federal, que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos a quantos deles necessitem;   

Considerando o art. 20 da Lei nº 8.159, de janeiro de 1991, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;  

Considerando as normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;   

RESOLVE:  

Art. 1º Aprovar, com vistas à gestão documental no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, o Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.  

Art. 2º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Art. 3º A gestão de documentos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá competirá à Seção de Arquivo, incumbindo-lhe analisar, classificar, arquivar, emprestar e desarquivar os documentos, bem como gerir as questões relativas à Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal (Anexo I).

Art. 4º A gestão de documentos no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá pressupõe: 

I – a padronização dos atos oficiais e demais documentos adotados na comunicação institucional;  

II – a utilização da Tabela de Temporalidade de Documentos;  

III – a adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para o arquivo permanente.  

Art. 5º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal Regional Eleitoral do Amapá serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.  

I – consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas freqüentes.  

II – consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades administrativas do Tribunal, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.  

III – consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.  

Art. 6º São considerados documentos essenciais ao Tribunal Regional Eleitoral do Amapá:  

I – decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas, regimentos, regulamentos, provimentos, etc.);  

II – registros de fatos, solenidades, eventos ou ocorrências (atas, relatórios, memórias de reunião, etc.);  

III – acordos em que a Administração Pública seja parte (contratos, convênios, etc.);  

IV – publicações editadas sob a chancela do Tribunal, em papel ou em outras mídias (livros, revistas, edições eletrônicas, etc.)  

Parágrafo único. Os originais dos documentos de que trata este artigo deverão ser encaminhados para guarda permanente no Arquivo Geral, após a sua produção. 

Art. 7º Integram o Plano de Avaliação e Destinação as Regras de Justificação e a Tabela de Temporalidade (Anexo I), que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TRE/AP, bem como o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo II) e o Termo de Eliminação (Anexo III).  

Art. 8º As atualizações propostas à Tabela de Temporalidade deverão ser aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação e referendadas pela Diretoria-Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.  

Parágrafo único. A aprovação das atualizações de que trata o caput deste artigo deverá constar em ata, que será publicada no veículo de publicação oficial.  

Art. 9º O descarte de documentos na fase corrente será feito pelas unidades organizacionais, após análise e aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal.  

Art. 10. O descarte de documentos na fase intermediária será feito pela unidade de arquivo do Tribunal, que deverá emitir comunicado ao público em geral, mediante publicação desse fato no veículo de publicação oficial.  

Parágrafo único. O comunicado de que trata o caput deste artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser descartado e fixar o prazo máximo de sessenta dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.  

Art. 11. Os documentos considerados de guarda permanente pela Tabela de Temporalidade de Documentos (Anexo I) constituem o Fundo Histórico do TRE/AP e deverão ser preservados em caráter definitivo.  

Parágrafo único. Integram os documentos de que trata este artigo os registros fotográficos (negativos e ampliações), CDs e fitas de videocassete, bem como aqueles produzidos em outras mídias.  

Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.  

Art. 13. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.   

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, em 08 de maio de 2008.  

Juiz CARMO ANTÔNIO 

Presidente  

Juiz LUIZ CARLOS  

Juiz LINO SOUSA  

Juiz MARCO MIRANDA  

Juiz ADÃO CARVALHO  

Juiz ADAMOR OLIVEIRA  

Juiz PAULO BRAGA   

Dr. JOSÉ CARDOSO LOPES  

Procurador Regional Eleitoral 

ANEXO I

 

PRAZOS DE GUARDA 

 

ASSUNTO 

FASE  

CORRENTE 

FASE

INTERMEDIÁRIA 

DESTINAÇÃO

FINAL 

OBSERVAÇÕES 

ADMINISTRAÇÃO GERAL 

 

 

 

 

Normas, regulamentações, diretrizes e procedimentos 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Planos, programas e projetos de trabalho 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Regimentos, regulamentos e organogramas 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Campanhas institucionais e publicidade 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Ofícios expedidos e recebidos 

8 anos 

- 

Eliminação 

Assuntos administrativos, não tratam de normas. 

Memorandos expedidos e recebidos 

8 anos 

- 

Eliminação 

Assuntos administrativos, não tratam de normas. 

Fax expedido e recebido 

8 anos 

- 

Eliminação 

Assuntos administrativos, não tratam de normas. 

Relatórios mensais das atividades 

2 anos 

- 

Eliminação 

 

Relatórios anuais das atividades 

5 anos 

- 

Guarda permanente 

 

Requisição de material de consumo 

2 anos 

- 

Eliminação 

 

Recibos SADP 

2 anos 

- 

Eliminação 

 

Ordens de serviço 

Enquanto vigorar 

- 

Eliminação 

Cópias.Originais no setor que as editou. 

Termo de responsabilidade pela guarda de bens 

Enquanto vigorar 

- 

Eliminação 

 

Guia de transferência de bens móveis 

2 anos 

- 

Eliminação 

 

Portarias 

Enquanto vigorar 

- 

Eliminação 

Cópias.Originais no setor que as editou. 

Recibo de envio de documentos ao arquivo permanente 

2 anos 

- 

Eliminação 

 

PRESIDÊNCIA 

 

 

 

 

ASSESSORIA DE IMPRENSA 

 

 

 

 

Clipping 

Enquanto Necessário 

- 

Guarda permanente 

 

Material áudio visual 

Enquanto Necessário 

- 

Guarda permanente 

 

DIRETORIA GERAL 

 

 

 

 

COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO 

 

 

 

 

Resoluções, instruções normativas e manuais 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Planos de auditora 

2 anos 

- 

Guarda permanente 

 

Relatório de conformidade contábil 

Até o julgamento das contas 

5 anos após julgamento das contas 

Eliminação 

 

Tomada de contas anual 

Até o julgamento das contas 

- 

Guarda permanente 

 

Processo administrativo de diligência e inspeção do TCU 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

 

Relatórios de gestão fiscal 

Até o julgamento das contas 

5 anos após julgamento das contas 

Guarda permanente 

 

Contas de campanha e partidárias 

Até o julgamento das contas 

5 anos após julgamento das contas 

Guarda permanente 

 

Prestação de contas de diretórios partidários. 

Até o julgamento das contas 

5 anos após julgamento das contas 

Guarda permanente 

 

Repasses do fundo partidário 

Até o julgamento das contas 

5 anos após julgamento das contas 

Guarda permanente 

 

COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO 

 

 

 

 

Registro de preços 

Até aprovação das contas 

5 anos após aprovação das contas 

Eliminação 

 

Termo de referência para aquisição de bens e prestação de serviços 

Até aprovação das contas 

5 anos após aprovação das contas 

Eliminação 

 

Editais de licitações 

2 anos 

- 

Eliminação 

Cópias. Originais no processo 

Avisos de licitações 

2 anos 

- 

Eliminação 

Resumo das licitações publicadas no D.O.U. 

Relatórios do procedimento licitatório 

2 anos 

- 

Eliminação 

Cópias. Originais no processo 

Atas de certame/atas de procedimento licitatório e sorteios 

2 anos 

- 

Eliminação 

Cópias. Originais no processo 

CORREGEDORIA 

 

 

 

 

POLÍTICAS E NORMAS 

 

 

 

 

Provimentos e Resoluções – TSE/TRE/AP  

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

Manuais de procedimentos 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

Um exemplar de cada. 

Portarias CRE/AP 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

PROCESSOS 

 

 

 

 

Sindicância, representação, inquérito administrativo, revisão do eleitorado e investigação judicial eleitoral 

Até conclusão 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

Listas especiais e retificação de complemento de fase 

2 anos 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

Habeas corpus eleitoral 

 

 

 

Não há base legal 

Pedidos de providências, reclamações, ocorrências, consultas, petições, denúncias e propaganda eleitoral 

Até conclusão 

12 anos 

Eliminação 

Não há base legal 

CORREIÇÃO/VISITA 

 

 

 

 

PROCESSO DE CORREIÇÃO ORDINÁRIA, EXTRAORDINÁRIA E VISITA ÁS ZE's 

Até conclusão 

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processo administrativo de apuração de responsabilidade de juízo eleitoral 

Até conclusão 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processo administrativo de inspeção em cartórios

Até conclusão 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

APURAÇÃO DE IRREGULARIDADE EM INSCRIÇÃO ELEITORAL 

 

 

 

 

Duplicidade (TIPO 2P) e Pluralidade (TIPO 2P E 3P) de Inscrição 

Até conclusão 

- 

Guarda permanente

Não há base legal 

Processo de retificação de registros na base de perda e suspensão de direitos políticos 

Até conclusão 

- 

Guarda permanente

Não há base legal 

CONTROLE DOS ÓBITOS, CONDENADOS, CONSCRITOS E INTERDITADOS 

 

 

 

 

Ofícios, relações, estatísticas e mapas 

5 anos 

- 

Eliminação 

Não há base legal 

ORIENTAÇÃO E FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS ELEITORAIS 

 

 

 

 

Ofícios, memorandos, consultas, instruções e comunicações 

5 anos 

- 

Eliminação 

Não há base legal 
Relatórios anuais das atividades da corregedoria e ZE'S 

2 anos 

- 

Guarda permanente

Não há base legal 
Relatórios mensais das atividades da corregedoria e da ZE'S 

2 anos 

- 

Eliminação

Não há base legal 
TREINAMENTO DE MESÁRIOS 

 

 

 

 
Manuais e procedimentos adotados no treinamento

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

Um exemplar de cada. 
ORIENTAÇÃO AO ELEITOR E CANDIDATO 

 

 

 

 
Material didático, informações e instruções 

Enquanto vigorar 

- 

Guarda permanente 

Um exemplar de cada. 

FISCALIZAÇÃO DA PROPAGANDA ELEITORAL 

 

 

 

 

Processo de apuração de irregularidade em propaganda partidária 

Até conclusão 

- 

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processo de fiscalização de propaganda eleitoral 

Até conclusão 

8 anos 

Eliminação 

Não há base legal 

ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO ELEITORAL 

 

 

 

 

Dossiê de procedimentos e de urna eletrônica 

2 anos

- 

Guarda permanente

Não há base legal

Solicitação de providências aos partidos 

3 anos 

- 

Eliminação 

Não há base legal

Informativos de locais de votação 

5 anos 

- 

Eliminação 

Não há base legal

ADMINISTRATIVOS 

 

 

 

 

Livros obrigatórios 

Até o encerramento

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Atas de registro de reuniões promovidas pelo corregedor eleitoral 

5 anos 

-

Guarda permanente

Não há base legal 

ZONAS ELEITORAIS 

 

Atas de votação e de final de eleição 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

Não há base legal 

Atas gerais de eleição, proclamação de eleitos, diplomação, geração de mídia, alteração de calendário/relógio da UE, carga, lacração e conferência 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

RES. TSE Nº 22.154/06 

Atas de mesa receptora de justificativas, de eleição (seção) e de sorteio( cédula) 

Até o pleito subseqüente para o mesmo cargo 

-

Eliminação 

Não há base legal 

Edital de convocação de mesários 

Até o pleito subseqüente

-

Eliminação 

Não há base legal 

Boletins de urna, justificativa e Zerésimas 

Até o pleito subseqüente para o mesmo cargo 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Cadernos de revisão 

4 anos após o período de revisão do eleitorado 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Canhotos de títulos – PETEs 

5 anos

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Títulos não entregues ao eleitor 

Até o pleito subseqüente 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Canhotos de títulos retirados (PETEs) 

5 anos 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Cédulas apuradas 

1 ano após o trânsito em julgado da diplomação dos eleitos 

-

Eliminação 

 ART.185 CE 

Cédulas não utilizadas no processo de votação e impressos em desuso 

Após o pleito 

-

Eliminação 

 Não há base legal 

Comprovantes de votação de eleitores que não votaram e que permanecem anexados às folhas de votação 

Após processamento e armazenamento em meio magnético 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Contrafé (cópia de intimação de mesários) 

2 anos após o trânsito em julgado 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.700/04 

FAE’s ou RAE’s 

Não descartar de eleitores que estejam respondendo processo 

5 anos após a conclusão 

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

FASE’S 

Após processamento e armazenamento em meio magnético 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Fichas de isenção e de mesários 

2 anos 

-

Eliminação

Não há base legal 

Folhas de presença e lista de endereços de mesários

Enquanto necessário 

-

Eliminação

Não há base legal 

Folhas de votação 

8 anos após o pleito 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Formulários para impressão de títulos com defeito 

Após constatação 

-

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.372 

Guias de multas 

5 anos 

-

Eliminação 

Não há base legal 

Justificativa de mesário

Até conclusão do processo

Após o pleito subseqüente 

Eliminação 

Não há base legal 

Justificativas eleitorais 

Até conclusão do processo

Após o pleito subseqüente 

Eliminação 

RES. TSE Nº 21.538/03 

Livros obrigatórios 

Até o encerramento 

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Mapas de apuração parcial 

12 anos após o pleito 

-

Eliminação 

Não há base legal 

Mapas de apuração final 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Microfichas 

5 anos

-

Eliminação 

Observar o conteúdo, pode haver dados históricos. Não há base legal 

Pastas plebiscitos e referendos 

8 anos após o pleito 

-

Eliminação 

Manter algumas para consultas 

Pedido de dispensa de mesários 

Até conclusão do processo 

Após o pleito subseqüente 

Eliminação 

Não há base legal 

Processos administrativos 

Até conclusão do processo

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processos criminais e inquéritos policiais 

Até conclusão do processo

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processos de prestação de contas, votação, apuração, impugnação de mandato eletivo e investigação judicial

Até conclusão do processo

-

Guarda permanente 

RES. TSE Nº 22.160/06 

Processos de registro de candidaturas 

Até conclusão do processo

-

Guarda permanente 

Não há base legal 

Processos de inscrição, transferência, 

2ª via e cancelamento, duplicidade e coincidência 

12 anos 

-

Eliminação 

TRE/SC 

Processo de perda, suspensão e restabelecimento de direitos políticos 

Enquanto vigorar a penalidade 

12 anos 

Eliminação 

TRE/PA

Processo de interdição e condenação 

Enquanto vigorar 

12 anos

Eliminação 

TRE/PA

Registro de óbito de eleitor 

5 anos 

-

Eliminação

TRE/PA

Ata de convenção partidária 

4 anos 

-

Guarda permanente 

TRE/SC 

Relação de filiados encaminhada pelos partidos políticos 

4 anos 

-

Eliminação

RES. TSE Nº 21.538/03 

Editais e termos de eliminação de documentos 

2 anos 

-

Guarda permanente

TRE/SC 

Editais emitidos pelo juízo eleitoral 

Enquanto necessário 

-

Guarda permanente

Não há base legal 

SECRETARIA JUDICIÁRIA 

 

 

 

 

POLÍTICAS E NORMAS 

 

 

 

 

Acórdãos, resoluções e súmulas 

Enquanto necessário 

-

Guarda permanente

 

Atas das sessões plenárias e resenhas 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Notas taquigráficas 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Calendário das sessões plenárias 

5 anos 

-

Eliminação

 

Pauta das sessões plenárias 

5 anos 

-

Eliminação

 

Fitas magnéticas de registro das sessões plenárias 

5 anos 

-

Eliminação

 

REGISTRO DE FILIAÇÃO PARTIDÁRIA 

 

 

 

 

Ata de convenção partidária 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Lista de filiação partidária 

4 anos 

-

Eliminação

 

Processo de cancelamento de filiação 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

REGISTRO DE ÓRGÃO PARTIDÁRIO 

 

 

 

 

Registro de candidaturas e coligações 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Dossiê dos órgãos partidários nacionais, estaduais e municipais 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Credenciamento de delegados, representantes e fiscais de partido 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

ANÁLISE DE CONTAS DE CANDIDATO E COMITÊ 

 

 

 

 

Dossiê de contas desaprovadas 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Dossiê de prestação de contas de candidato 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Dossiê de prestação de contas de partido político 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Dossiê de prestação de contas do comitê financeiro 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

REALIZAÇÃO DAS ELEIÇÕES 

 

 

 

 

Juntas e comissões apuradoras (composição) 

10 anos

-

Eliminação

 

Atas e mapas de apuração 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Relatório geral de apuração e resultado das eleições 

 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Proclamação do resultado 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Diplomação dos eleitos 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Realização plebiscitos e referendos 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente

 

Pesquisas eleitorais 

5 anos

-

Eliminação

CONSTITUIÇÃO DE JUNTAS ELEITORAIS 

 

 

 

Constituição da junta eleitoral 

5 anos

-

Eliminação

DILVUGAÇÃO DA ELEIÇÃO 

 

 

 

Relação dos eleitos 

3 anos

-

Guarda permanente

Classificação dos candidatos 

3 anos

-

Guarda permanente

Relatório final da votação e resumo da apuração 

3 anos

-

Guarda permanente

PROCESSOS 

 

 

 

Todos os processos, de quaisquer classes processuais. 

Enquanto necessário

-

Guarda permanente 

Até que seja editada lei ou regulamento sobre a matéria. 

SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAS 

 

 

 

 PESSOAL  

 

 

Legislação normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins administrativos. 

Enquanto vigorar 

 5 anos Guarda permanente

Identificação funcional (carteira funcional, cartão, crachá e outras identificações). 

Enquanto o servidor permanecer

 - Eliminação

Obrigações trabalhistas, estatutárias. Relações com órgãos normatizadores da administração pública. 

5 anos

 5 anos Eliminação

Relações com os conselhos profissionais.

 12 anos Eliminação

Sindicatos. Acordos. Dissídios. 

 5 anos 5 anos Guarda permanente

Dossiê de estagiário e de servidor voluntário. 

 Enquanto o servidor permanecer 100 anos Eliminação

Assentamentos funcionais, cadastros e dossiê de servidores. 

 Enquanto o servidor permanecer 100 anos Eliminação

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

      

Candidatos a cargo público (inscrição e curriculum vitae).

 5 anos - Eliminação

Exames de seleção (concursos públicos: provas e títulos).

 6 anos - Eliminação

Constituição de bancas examinadoras, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos.

 6 anos - Guarda permanente

Aproveitamento de candidatos aprovados em outros órgãos.

 6 anos - Guarda permanente

CAPACITAÇÃO      

Dossiê de congressos, seminários, cursos e eventos de capacitação. 5 anos - Guarda permanente

Estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio. 5 anos - Guarda permanente

Outros assuntos referentes a Aperfeiçoamento e treinamento

   -  

Será desenvolvido pelo setor de acordo com a necessidade.
Proposta de curso de capacitação por instrutoria interna. 5 anos Até aprovação das contas
 Guarda permanente

Se houver custo.
POLÍTICA DE PESSOAL      

Estudos e previsão de pessoal 5 anos - Guarda permanente

Criação, classificação, transformação, transposição e remuneração de cargos e funções. 5 anos - Guarda permanente

Reestruturações e alterações salariais (ascensão, progressão funcional, avaliação de desempenho, enquadramento equiparação, reajuste e reposição salarial e promoções) 5 anos 95 anos Eliminação

MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL      

Admissão, aproveitamento, contratação, nomeação, readaptação. Recondução, reintegração, reversão, demissão, dispensa, exoneração, falecimento e vacância. 5 anos 95 anos Eliminação

CESSÃO DE SERVIDOR. Enquanto vigorar 95 anos Eliminação

Lotação, remoção, transferência e permuta, designação, disponibilidade, redistribuição, substituição. 5 anos 95 anos Eliminação

Requisição e devolução de pessoal requisitado.   95 anos Eliminação

Designação, dispensa, substituição, afastamento, suspeição, interdição, impedimento, listas tríplices e declaração de bens de juízes e promotores eleitorais. 5 anos 95 anos Eliminação

Designação e dispensa dos membros da corte. 5 anos 95 anos Eliminação

Designação, dispensa, substituição dos chefes e escrivães de cartório eleitoral. 5 anos 95 anos Eliminação

CONCESSÃO DE DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS      

Folhas de pagamento e fichas financeiras. 5 anos 95 anos Eliminação

Salário-família, pensão, quintos, abono ou provento provisório, abono de permanência em serviço e outros vencimentos. 5 anos 95 anos Eliminação

Função comissionada, jetons, cargos em comissão, natalinas, outras gratificações. 5 anos 95 anos Eliminação

ADICIONAIS      

Tempo de serviço: (anuênios, (biênios e qüinqüênios), noturno, periculosidade, insalubridade, atividades penosas, serviço extraordinário, adicional de férias, abono pecuniário e outros adicionais). 5 anos 95 anos Eliminação

DESCONTOS      

Contribuição sindical do servidor. 7 anos - Eliminação

Contribuição para o plano de Seguridade social.

 7 anos 93 anos Eliminação

Imposto de renda retido na fonte (IRRF). 7 anos   Eliminação

Pensões alimentícias. 7 anos 93 anos Eliminação

Consignações. 7 anos - Eliminação

Outros descontos. 7 anos - Eliminação

RECOLHIMENTOS      

Programa de formação do patrimônio do servidor público (PASEP). Programa de integração social (PIS). 5 anos 95 anos Eliminação

Fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS). 5 anos 95 anos Eliminação

Contribuição sindical do empregador 7 anos - Eliminação

Contribuição para o plano de seguridade social (inclusive contribuições anteriores). 5 anos 95 anos Eliminação

LICENÇAS      

Casamento, doação de sangue, falecimento de familiares,  acidente em serviço, adotante, afastamento do cônjuge/companheiro, atividade política, capacitação profissional, desempenho de mandato classista, doença em pessoa da família, gestante, paternidade, serviço militar, tratamento de interesses particulares, tratamento de saúde (inclusive perícia médica). 5 anos 47 anos Eliminação

AFASTAMENTOS      

Para depor, para exercer mandato eletivo, para servir como jurado. 5 anos 47 anos Eliminação

REEMBOLSO DE DESPESAS      

Mudança de domicílio, locomoção e outros reembolsos. Até aprovação das contas 5 anos após a aprovação das contas Eliminação

CONCESSÕES      

Horário especial para servidor estudante, horário especial para servidor portador de deficiência e fruição de folgas. 5 anos 47 anos Eliminação

AUXÍLIOS      

Alimentação, assistência médica, pré-escolar, creche, transporte, funerária e natalidade. Até aprovação das contas 47 anos Eliminação

APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR      

Denúncias. Sindicâncias. Inquéritos. Enquanto estiver aberto - Guarda Permanente

Processos disciplinares: depoimentos, testemunhas, termos de audiência, perícias, ações ordinárias e cartas rogatórias. Enquanto estiver aberto - Guarda Permanente

Penalidades disciplinares: advertência, destituição/exoneração de função comissionada, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria e disponibilidade. 5 anos - Guarda Permanente

PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL.      

Previdência privada. 5 anos 47 anos Eliminação

BENEFÍCIOS.      

Aposentadoria. 5 anos 95 anos Eliminação

Contagem e averbação de tempo de serviço. Até a homologação da aposentadoria 5 anos Eliminação

Pensões: provisória e vitalícia. Enquanto vigorar 95 anos Eliminação

OUTROS BENEFÍCIOS      

Assistência à saúde (inclusive planos de saúde). Até aprovação das contas 5 anos após a aprovação das contas Eliminação

Prontuário médico do servidor. Enquanto permanecer 95 anos Eliminação

Ficha odontológica. Enquanto permanecer 95 anos Eliminação

Inspeção de saúde e junta médica. Enquanto permanecer 95 anos Eliminação

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESSOAL      

Horário de expediente (inclusive escala de plantão). 2 anos - Eliminação

Controle de freqüência: (livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras, atestado, ponto facultado e ponto eletrônico) - servidores, juízes e promotores. 5 anos 95 anos Eliminação

VIAGENS A SERVIÇO      

Ajuda de custo, diárias, passagens (inclusive devolução), prestações de contas e relatórios de viagem. Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

INCENTIVOS FUNCIONAIS    

Prêmios, concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios. 5 anos - Guarda permanente

Delegação de competência e procuração. Enquanto vigorar
 - Guarda permanente

Ações e reclamações trabalhistas. Até o trânsito em julgado 5 anos Guarda permanente

Movimentos reivindicatórios: greves e paralisações. 5 anos 5 anos Guarda permanente

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E ORÇAMENTO

      

PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA      

Pedidos de inclusão na proposta orçamentária 5 anos - Eliminação

Plano plurianual 4 anos - Eliminação

Conformidade diária e documental Até aprovação das contas - Eliminação

Original no SIAFI
Planilha anual de previsão de gastos com pessoal, contratos e custeio 2 anos - Eliminação

Original encaminhado ao TSE
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA      

Acompanhamento de despesa Até aprovação das contas 5 anos após a aprovação das contas Eliminação

Relatório de execução orçamentária Até aprovação das contas 5 anos após a aprovação das contas Eliminação

Nota de empenho 2 anos - Eliminação

Nota de pré-empenho 2 anos - Eliminação

Suprimentos de fundos Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Ressarcimento de valores Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Processo administrativo de reconhecimento da dívida Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Ordem bancária 2 anos - Eliminação

Original no processo
Relatório de gestão fiscal 5 anos - Eliminação

MATERIAL      

Normas, regulamentações, diretrizes e procedimentos. Enquanto vigorar - Guarda permanente

Cadastro de fornecedores. 5 anos - Eliminação

Atestado de capacidade técnica e idoneidade financeira. 5 anos - Eliminação

Catálogos, especificações, previsões, amostras e classificações. 3 anos - Eliminação

Processo administrativo de designação de pregoeiro. Enquanto vigorar a nomeação 12 anos Eliminação

Processo administrativo de designação de comissão de recebimento de material Enquanto vigorar a comissão 12 anos Eliminação

Termo de responsabilidade por bens patrimoniais. Enquanto permanecer com o bem 5 anos Eliminação

Guia de remessa de bens móveis Enquanto permanecer 5 anos Eliminação

AQUISIÇÃO      

MATERIAL PERMANENTE      

Documentos referentes a material não adquirido, eliminar após 1 ano.
Compra, aluguel, comodato e leasing. Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Empréstimo e cessão. Enquanto Vigorar 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Alienação; (venda, doação, permuta e transferência). Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Guarda Permanente

Nota fiscal e certificado de garantia. Enquanto necessário - Guarda Permanente

Inventário material permanente Até aprovação das contas - Guarda Permanente

Contratação de serviços para conserto e manutenção de material permanente. Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

MATERIAL DE CONSUMO      

Compra, cessão, doação e permuta. Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Inventário material de consumo Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Guia de remessa de material 2 anos - Eliminação

SERVIÇOS      

Normas, regulamentações, diretrizes e procedimentos Enquanto vigorar - Guarda permanente

SEGURANÇA      

Requisição de forças armadas e força policial 5 anos - Guarda permanente

Procedimento administrativo de contratação de empresa de segurança ou vigilância Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS      

Água, energia, telefone, elevador, ar-condicionado e gerador Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Limpeza e controle de pragas (sede e cartórios) Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Manutenção predial Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

OBRAS      

Construção Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Guarda permanente

Reforma, recuperação e restauração Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Guarda permanente

VEÍCULOS      

Procedimento administrativo de compra e venda de veículos Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Cadastro, licenciamento, emplacamento e tombamento Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Abastecimento, lavagem e manutenção Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Infrações e multas Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

Acidentes Até aprovação das contas 20 anos após a aprovação das contas Eliminação

Requisição de veículos Até aprovação das contas - Eliminação

Seguro Até aprovação das contas 12 anos após a aprovação das contas Eliminação

PROTOCOLO      

Aviso de recebimento de correspondência – ar 3 anos - Eliminação

Relação de remessa de correspondências 3 anos - Eliminação

Livro de registro e entrega de correspondências 3 anos - Eliminação

Livros de autuação de processos 1 ano - Guarda permanente

SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMÇÃO

      

INFORMÁTICA

      

Normas, regulamentações, diretrizes e procedimentos

 Enquanto vigorar - Guarda permanente

Instalação, desinstalação e manutenção da VSAT

 Enquanto necessário 5 anos Eliminação

Se houver processo, deve-se aguardar o julgamento das contas.

Atas de eleições, plebiscitos, referendos e comissões apuradoras

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Estatísticas das eleições

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Relatórios e mapas da apuração e totalização das eleições

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Licenças de registro e uso de softwares

 Enquanto vigorar 10 anos Eliminação

Cronogramas de treinamento e planejamento

 Enquanto vigorar 5 anos Eliminação

Eleições parametrizadas e votação paralela

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Termo de transferência, transporte, instalação, cronograma de entrega e recebimento de urna eletrônica

 Enquanto vigorar 5 anos Eliminação

Aceite de urna eletrônica

 Enquanto vigorar 5 anos Eliminação

Instruções para geração de mídias e preparação de urnas

 5 anos - Eliminação

Relatório de manutenção das urnas eletrônicas

 5 anos - Eliminação

Empréstimo, cessão e devolução de urna eletrônica

 Enquanto vigorar 5 anos Eliminação

Procedimentos de segurança e auditoria

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Procedimento administrativo de roubo e extravio de urna eletrônica

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Procedimento relacionado ao sistema de voto cantado

 10 anos - Eliminação

Estatística do eleitorado

 Enquanto necessário - Guarda permanente

Banco de dados e de erros

 Enquanto vigorar 10 anos Eliminação

ANEXO II  

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS  

Nº ______/______ 

O Chefe da Seção de Arquivo faz saber, a quem possa interessar, que a partir do 60º (sexagésimo) dia subseqüente à data de publicação deste Edital no ___, se não houver impugnação, serão eliminados os documentos selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação do TRE/AP, referentes ao período (indicar as datas-limite), constantes da Listagem de Eliminação de Documentos em anexo. Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade para efetuar o pedido, dirigida ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá. 

Macapá, ____/____/____  

Chefe da Seção de Arquivo 

ANEXO III  

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS  

Aos ___ dias do mês de ___ do ano de ____, a Seção de Arquivo, de acordo com o que consta na Listagem de Eliminação de Documentos anexa ao Edital de Eliminação de Documentos nº ___/___, aprovada pelo Chefe da Seção de Arquivo Geral, publicada no ____ de ____ (indicar o veículo, número e data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação, mensuração) documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).  

Macapá, ___/___/___  

Chefe da Seção de Arquivo Geral 

 

 

 

Extrato publicado no DOE nº 4260, de 02/06/2008, p. 11.