Portaria Presidência nº 196, de 26 de agosto de 2021

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ, no uso das atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal, dispõe que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

CONSIDERANDO o contido na Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

CONSIDERANDO o contido na Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

CONSIDERANDO o previsto na Recomendação 37, de 15 de agosto de 2011 e alterações do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos;

CONSIDERANDO o previsto na Resolução 23.379, de 1º de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral -TSE, que Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO a Portaria Presidência Nº 195/2021 do TRE-AP que dispõe sobre a Comissão de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, onde possui como atribuição elaborar atos administrativos no tocante aos processos iniciais da gestão documental no Tribunal.

RESOLVE:

Art. 1º Fica constituída, no âmbito da Justiça Eleitoral Amapaense, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas – CPAD, com as seguintes competências:

I – Orientar e realizar o procedimento de análise, avaliação e seleção de documentos e informações arquivísticas produzidas e/ou recebidos pelo TRE/AP, tendo em vista o recolhimento para a guarda permanente ou a eliminação documental de acordo com o seu valor;

II – Elaborar, retificar e atualizar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Informações Arquivísticas das Atividades-fim e meio, submetendo à aprovação do Comitê de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá;

III – Orientar e supervisionar o uso do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Informações Arquivísticas pelas unidades que compõe o Tribunal;

IV – Assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de documentos e informações arquivísticas classificadas em qualquer grau de sigilo;

V – Elaborar o rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado no sítio eletrônico oficial do TRE-AP na internet;

VI - Aprovar as listagens de eliminação de documentos e informações arquivísticas de acordo com os prazos da Tabela de Temporalidade e Destinação, submetendo posteriormente ao órgão superior competente.

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas – CPAD será composta pelos seguintes servidores do TRE-AP:

I – Chefe da Seção de Protocolo e Arquivo – SPAR;

II – Coordenador (a) da Coordenadoria de Serviços Gerais - CSG;

III – Coordenador (a) da Coordenadoria de Orçamento e Finanças - COF;

IV – Chefe da Seção de Informação e Instrução Processual - SIIP;

V – Coordenador (a) da Coordenadoria de Material e Patrimônio – CMP;

VI – Servidor (a) com formação em História;

VII – Servidor (a) da Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP;

VIII – Chefe da Seção de Obras e Manutenção de Imóveis - SOMI;

IX – Coordenador (a) da Coordenadoria de Soluções Coorporativas - CSC;

X – Chefe da Seção de Auditoria - SEAUD;

XI – Coordenador (a) da Coordenadoria da Corregedoria - CRDCOR;

XII – Servidor (a) representante das Zonas Eleitorais no Comitê de Gestão Estratégica.

§ 1º A CPAD será presidida pelo Servidor (a) responsável pelos serviços arquivísticos ou Servidor (a) com formação em Arquivologia.

§ 2º Cada membro da CPADIA terá um suplente que o substituíra em suas ausências e impedimentos.

§ 3º Na ausência de algum servidor (a) com a formação especificada, a comissão poderá convidar, eventualmente, de outro órgão, para que haja participação nas discussões. No entanto, não terá direito a voto.

Art. 3º A CPADIA se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros:

§ 1º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas terá o voto de qualidade em caso de empate

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador  GILBERTO PINHEIRO

PRESIDENTE