Portaria Diretoria Geral nº 4, de 20 de janeiro de 2023

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a Política de Aquisições do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (TRE-AP) e dá outras providências.

Art. 2º A Política de Aquisições do TRE-AP observará os princípios, objetivos e diretrizes estabelecidos nesta Portaria, bem como as disposições constitucionais, legais e regimentais vigentes.

Parágrafo único. As normas gerais e específicas de governança e gestão das aquisições, emanadas no âmbito do Tribunal, são consideradas parte integrante da política a que se refere esta Portaria.

CAPÍTULO I

DOS CONCEITOS

Art. 3º Para fins desta Portaria, considera-se:

I -Aquisições: toda e qualquer compra de bens, contratação de obras ou serviços, em conjunto ou não, com ou sem licitação e/ou formalização de contrato, destinados a viabilizar a execução das atividades finalísticas e das atividades meio para atingir os objetivos do TRE-AP;

II -Comitê de Aquisições: comitê multidisciplinar responsável pelas decisões relativas à gestão das aquisições e contratações do TRE-AP;

III -Gestão: conjunto de atividades superiores de planejamento, coordenação, supervisão e controle que visam a garantir o atendimento dos objetivos do TRE-AP;

V -Planejamento Estratégico Institucional (PEI): formalizado em um plano, é o instrumento que define a missão, a visão, os valores institucionais, os objetivos estratégicos e iniciativas para alcançá- los em um período determinado. O acompanhamento de sua execução é realizado por meio de indicadores de resultado e respectivas metas definidas pela Instituição;

VI -Instrumentos Estratégicos Setoriais: os planejamentos estratégicos das Unidades Orgânicas, os Objetivos Organizacionais da Área de Aquisições e Contratações e outros instrumentos definidos pela Direção - Geral;

VII -Plano Anual de Aquisições: conjunto de contratações de soluções a serem executadas com base no PEI, nos Instrumentos Estratégicos Setoriais, nos Objetivos Organizacionais para Gestão das Aquisições e Contratações e na proposta orçamentária para o ano subsequente;

VIII -Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições: instrumento de estabelecimento da metodologia, dos procedimentos e critérios para identificação, avaliação, monitoramento e comunicação dos riscos e respectivas ações de controle e monitoramento do Processo de Aquisições, em nível tático.

CAPÍTULO II

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A Política de Aquisições tem por finalidade assegurar o alinhamento das práticas de governança e gestão das aquisições com as prioridades e estratégias institucionais, observados os seguintes objetivos:

I – implementar o Processo de Contratações Públicas Sustentáveis; II – fortalecer a governança na área de aquisições e contratações; III – aperfeiçoar a gestão orçamentária; e

II – fortalecer a governança na área de aquisições e contratações;

III – aperfeiçoar a gestão orçamentária; e

IV – gerenciar riscos.

CAPÍTULO III

DOS PRINCÍPIOS

Art. 5º Além dos princípios expressos no art. 37 da Constituição Federal e dos princípios gerais das licitações, a Política de Aquisições orienta-se, no que couber, pelas boas práticas preconizadas por normas e modelos adotados como referência pelo Tribunal relativos ao tema, e pelos seguintes princípios:

I -padronização: as aquisições deverão, sempre que possível, atender ao princípio da padronização e à compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas, nos termos do art. 15, I, da Lei n.8.666/1993;

II -estratégia: alinhamento dos planos anuais de aquisições às estratégias e às prioridades institucionais;

III -economicidade: otimização dos processos de trabalho e do uso de recursos do Tribunal;

IV -prevenção: atuar preventivamente na identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos nas aquisições;

V -responsabilidade: definição formal de autoridade e responsabilidade por decisões e ações;

VI -conformidade: adequação às normas e melhores práticas aplicáveis, bem como às diretrizes desta Política;

VII -controle: monitoramento e avaliação regular do alcance das metas definidas nos planos anuais de aquisições e do desempenho dos processos que suportam a Política de Aquisições;

VIII -probidade: agir com integridade, zelo, economia e observância às regras e aos procedimentos da Instituição ao utilizar, arrecadar, gerenciar e administrar bens e valores públicos;

IX -transparência: possibilitar acesso às informações relativas à Instituição, gerando clima de confiança, tanto internamente quanto nas relações com a sociedade;

X -accountability: prestar contas de sua atuação funcional de forma voluntária, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões.

CAPÍTULO IV

DAS DIRETRIZES

Art. 6º Todas as aquisições, inclusive as contratações diretas e adesões a atas de registro de preços, devem ser precedidas de planejamento adequado, elaborado em conformidade com o Planejamento Estratégico Institucional, diretamente, ou por meio de Instrumento Estratégico Setorial definido no art. 3º.

§ 1º Também são diretrizes da Política de Aquisições do TRE-AP:

I - observar os princípios da boa governança;

II -buscar as melhores práticas e regulamentações emanadas da Administração Pública Federal;

III -assegurar que os processos organizacionais relativos às aquisições do TRE-AP estejam institucionalizados e com seus respectivos riscos gerenciados;

IV -capacitar, contínua e adequadamente, pregoeiros, gestores e fiscais de contratos, elaboradores de projetos básicos/termos de referência e editais e demais servidores envolvidos com os processos de aquisições, inclusive em temas afetos à gestão de riscos;

V -realizar gestão de contratos e gestão do orçamento, no que concerne às aquisições;

VI -assegurar o uso consciente e racional dos recursos públicos;

VIII – assegurar a razoabilidade dos preços contratados.

Seção I

Da Estratégia de Terceirização

Art. 7º A estratégia de terceirização, aqui considerada como execução indireta de serviços de forma generalizada, com ou sem cessão de mão de obra, fundamenta-se nas seguintes diretrizes:

I - elaboração de estudo técnico preliminar, que demonstre os resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;

II -definição clara e precisa do escopo das atividades a serem terceirizadas, com vistas a garantir que o planejamento da contratação considere a solução completa;

III -identificação dos diferentes tipos de solução passíveis de contratar, que atendam à necessidade que motivou a solução;

IV -justificativa expressa para o parcelamento ou não da solução, com a finalidade de possibilitara com qualificação técnica e econômica para garantir o cumprimento das obrigações;

V -avaliação periódica das necessidades que motivaram a terceirização, com vistas a identificar novas alternativas que garantam maior economicidade e melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis; e

VI -adoção de Acordo de Nível de Serviço, quando couber, com critérios objetivos de mensuração de resultados, preferencial mente pela utilização de ferramenta informatizada, que possibilite à Administração verificar se os resultados contratados foram realizados nas quantidades e qualidades exigidas, e adequar o pagamento aos resultados efetivamente obtidos.

Seção II

Da Política de Compras

Art. 8º São diretrizes da política de compras:

I -centralização das compras;

II -padronização dos bens, serviços e obras a serem adquiridos ou contratados;

III -aquisição de produtos e equipamentos duráveis, reparáveis e que possam ser aperfeiçoados;

IV -adoção de procedimentos racionais quando da tomada de decisão de consumo, observando-se a necessidade, oportunidade e economicidade dos produtos a serem adquiridos;

V -balizamento da estimativa de preços, considerando cesta de preços, podendo utilizar-se das diretrizes contidas na Instrução Normativa IN SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Seção III

Da Política de Sustentabilidade

Art. 9º São diretrizes da política de sustentabilidade

I -menor impacto sobre recursos naturais;

II -maior eficiência na utilização de recursos naturais como água e energia;

III–maior vida útil e menor custo de manutenção do bem e da obra;

IV -redução, reutilização, reciclagem e tratamento dos resíduos sólidos, bem como disposição final ambientalmente adequada dos rejeitos, nos termos da Lei n. 12.305/2010;

V -opção gradativa por produtos mais sustentáveis, com estabelecimento de metas crescentes de aquisição, observando-se a viabilidade econômica e a oferta no mercado, com razoabilidade e proporcionalidade;

VI -origem ambientalmente adequada dos recursos naturais utilizados nos bens, serviços e obras;

VII -obrigação da coleta, pela contratada, dos resíduos oriundos da contratação, para fins de devolução ao fabricante ou importador, responsáveis pela sua destinação final ambiental mente adequada, nos termos da Lei n. 12.305/2010;

VIII -adoção dos critérios e práticas de sustentabilidade constantes do Plano de Logística Sustentável do TRE-AP, sem prejuízo da inclusão de outros previstos na legislação.

§ 1º Os critérios de sustentabilidade devem ser objetivamente definidos e veiculados como especificação técnica do objeto.

§ 2º As práticas de sustentabilidade devem ser objetivamente definidas e veiculadas como obrigação da contratada.

CAPÍTULO V

DA POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES

Art. 10. A Política de Gestão de Riscos nas Aquisições tem por objetivo estabelecer os princípios, as diretrizes e as responsabilidades, com vistas à incorporação da análise de riscos à tomada de decisão, em conformidade com as boas práticas de governança adotadas no setor público.

Art. 11. A Política de Gestão de Riscos nas Aquisições promoverá:

II -o alinhamento do grau de tolerância ao risco com as estratégias adotadas;

III - o fortalecimento das decisões em resposta aos riscos, aumentando a probabilidade de alcance dos objetivos organizacionais;

IV - o aprimoramento dos controles internos administrativos

Art. 12. A Gestão de Riscos nas Aquisições observará os seguintes princípios:

I -realização de gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público

II -estabelecimento de níveis de exposição a riscos adequados;

III -estabelecimento de procedimentos de controle interno proporcionais ao risco, observada a relação custo-benefício, e destinados a agregar valor à organização

IV -utilização do mapeamento de riscos para apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico; e

 V -utilização da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua dos processos organizacionais.

Art. 13. São diretrizes da Política de Gestão de Riscos nas Aquisições:

I -estabelecimento do processo, métodos e critérios para identificação, avaliação, monitoramento e comunicação dos riscos e respectivas ações de controle e monitoramento nos níveis operacional e tático da Instituição;

II -promoção de ações para o gerenciamento de riscos, observado o alinhamento com o Planejamento Estratégico Institucional, diretamente, ou por meio de Instrumento Estratégico Setorial definido no art. 3º.

III -propagação/disseminação da cultura de gestão de riscos e promoção dessa atuação em todos os níveis da Instituição;

IV -difusão do conceito de monitoramento contínuo, com vistas ao aprimoramento do processo de aquisições e respectivos controles internos, englobando todo o ciclo de vida da contratação.

V– estabelecimento de controles internos proporcionais aos riscos, observada a relação custo-benefício, objetivando evitar a ocorrência de ilegalidades ou irregularidades no processo de aquisições;

Art. 14. São elementos estruturantes da Gestão de Riscos nas Aquisições do TRE-AP a Política de Gestão de Riscos nas Aquisições definida nesta Portaria, o Comitê de Aquisições, o Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições e o Processo de Gestão de Riscos nas Aquisições.

Art. 15. Na Gestão de Riscos nas Aquisições serão consideradas as seguintes categorias de riscos:

II -riscos de imagem/reputação: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do TRE-AP em cumprir sua missão institucional;

III -riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do órgão; e

IV -riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgão de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou que possam comprometer a própria execução orçamentária.

Art. 16. O Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições conterá os riscos identificados no nível tático da instituição, relacionados ao Processo de Aquisições, que serão objeto de monitoramento e gerenciamento, de forma a mantê-los em nível de exposição aceitável.

§ 1º A elaboração do Plano deverá observar os componentes constantes do Processo de Gestão de Riscos nas Aquisições.

§ 2º O Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições será aprovado pelo Comitê de Aquisições e referendado pela Direção-Geral e abrangerá o período de execução do Plano Anual de Aquisições.

§ 3º Compete à Secretaria de Administração e Orçamento realizar o Processo de Gestão de Riscos associado ao Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições considerando os  riscos de imagem/reputação, riscos legais e riscos financeiros/orçamentários; compete à Unidade Demandante realizar o Processo de Gestão de Riscos associado ao Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições considerando os riscos operacionais.

§4º Compete à Unidade de Apoio à Gestão:

I – acompanhar a execução dos respectivos planos de ação;

II – monitorar e gerenciar os riscos identificados;

Art. 17. O Processo de Gestão de Riscos nas Aquisições consiste na aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas de gestão para as atividades de preparação do ambiente interno, de fixação de objetivos, de identificação de eventos, avaliação e tratamento de riscos, estabelecimento de controles, informação, comunicação e monitoramento.

Art. 18. É considerada proprietária dos riscos, em nível operacional, a unidade que demanda a solução a ser adquirida ou contratada pela Instituição, competindo a ela, em cada processo de aquisição, a realização de Processo de Gestão de Riscos.

Art. 19. Os graus de impacto a serem considerados para a gestão de riscos são: baixo, moderado e alto.

Parágrafo único. Os impactos nos objetivos deverão ser observados nas dimensões prazo, custo e qualidade.

Art. 20. Os graus de probabilidade a serem considerados na análise de riscos são: baixo, médio e alto.

Art. 21. Os níveis de riscos a serem considerados para a gestão de riscos são: baixo, médio, elevado e extremo.

Art. 22. Os graus de impacto e de probabilidade e os níveis de risco poderão ser revistos a partir de proposição do Comitê de Aquisições, referendada pela Direção -Geral.

Art. 23. As ações de tratamento de riscos terão os seguintes objetivos:

I -evitar o risco: não iniciando ou descontinuando a atividade que dá origem ao risco;

II -reduzir o risco: implantando controles que diminuam a probabilidade de ocorrência do risco ou suas consequências;

III -aceitar o risco: assumindo o risco, por escolha consciente e justificada;

IV -compartilhar o risco: transferindo ou compartilhando o risco com outra parte interessada.

§ 1º As ações de tratamento deverão explicitar as  iniciativas propostas, os responsáveis pela implementação e os recursos requeridos, exceto para os casos de aceitação do risco.

§ 2º Todas as ações de tratamento serão monitoradas continuamente, a fim de avaliar o risco residual.

§ 3º O risco avaliado como de nível baixo poderá, justificadamente, ser aceito pelo gestor de riscos, mediante decisão fundamentada.

§ 4º O risco avaliado como de nível médio ou elevado poderá, justificadamente, ser aceito pelo ordenador de despesas, mediante decisão fundamentada.

§ 5º O risco avaliado como de nível extremo poderá, justificadamente, ser aceito pela Direção-Geral, mediante decisão fundamentada.

§ 6º O risco deverá ser acompanhado periodicamente a fim de verificar se o nível correspondente continua aceitável e avaliar o impacto e a probabilidade do risco.

§ 7º Observado o disposto no § 6º, o nível do risco poderá ser revisto a partir de proposição do Comitê de Aquisições, referendada pela Direção-Geral.

CAPÍTULO VI

DO COMITÊ DE AQUISIÇÕES

Art. 24. Compete ao Comitê de Aquisições do TRE-AP, instituído pela Portaria Presidência nº 318/2016 do TRE-AP:

I -aprovar anualmente o Plano de Aquisições da Instituição;

II - estabelecer prioridades das aquisições de acordo com a estratégia organizacional e diretrizes do Conselho de Gestão Estratégica e de Integração;

III -acompanhar a execução do Plano de Aquisições do TRE-AP;

IV -decidir sobre alterações no Plano de Aquisições do TRE-AP;

V – deliberar sobre as principais diretrizes e temas relacionados à gestão de riscos nas aquisições;

VI – aprovar anualmente o Plano de Gestão de Riscos nas Aquisições da instituição;

VII – auxiliar a Administração nas decisões relativas às aquisições.

§ 1º O Comitê de Aquisições será convocado por seu Presidente, a qualquer tempo.

§ 2º O Comitê de Aquisições poderá convocar o titular de qualquer unidade orgânica do TRE-AP, que tiver matéria de sua competência sendo apreciada, para participar de reunião, contudo, sem direito a voto.

§ 3º As deliberações do Comitê serão referendadas pela Direção - Geral.

CAPÍTULO VII

DO PLANO ANUAL DE AQUISIÇÕES

Art. 25. O Plano Anual de Aquisições deve ser elaborado pela Secretaria de Administração e Orçamento, no exercício anterior ao ano de sua execução, de modo a incluir as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico do TRE-AP.

§ 1º O Plano Anual de Aquisições deve ser aprovado até o dia 30 (trinta) de novembro de cada ano pelo Comitê de Aquisições, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados.

§ 2º O Plano Anual de Aquisições pode ser revisado periodicamente e compreender as novas contratações pretendidas para incorporar situações excepcionais supervenientes.

§ 3º O acompanhamento e o controle da execução do Plano Anual de Aquisições ficarão sob a responsabilidade da Secretaria de Administração e Orçamento.

§ 4º Para elaboração do Plano Anual de Aquisições as unidades demandantes SAO, SGP, SEJUD e ZONAS ELEITORAIS deverão ser consultadas para indicação das aquisições/contratações que poderão ser incluídas no Plano de Anual de Aquisições.

Art. 26. O Plano Anual de Aquisições deverá conter, no mínimo: