Instrução Normativa nº 9, de 17 de julho de 2024

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a necessidade de se aprimorar e simplificar o processo de concessão e utilização excepcional de verba de suprimento de fundo, para fins de aquisição de materiais de consumo ou serviços;

CONSIDERANDO o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964; nos arts. 74, 80, 81 e 83 do Decreto-Lei n. 200, de 25 de fevereiro de 1967; e no art. 95, § 2º, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa MF nº 1.344/2023, que fixa limites financeiros para as despesas processadas por suprimento de fundos,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Artigo 1º A concessão, a aplicação e a prestação de contas de suprimento de fundos no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá ficam disciplinadas por esta Instrução Normativa.

Art. 2º Suprimento de fundos consiste na entrega de numerário a servidor do Tribunal, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

Art. 3º As despesas com suprimento de fundos, sempre precedidas de empenho, serão efetivadas mediante crédito em conta corrente tipo “B”.

Art. 4º A concessão de suprimento de fundos deverá respeitar os estágios da despesa orçamentária pública: empenho, liquidação e pagamento.

Art. 5º A realização da despesa por suprimento de fundos deve observar os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, que regem a administração pública, bem como o princípio da isonomia e da aquisição mais vantajosa para o Tribunal.

CAPÍTULO II

DA CONCESSÃO

Art. 6º A concessão de suprimento de fundos é realizada pelo ordenador de despesa, mediante solicitação prévia da unidade solicitante no formulário “Proposta de Concessão de Suprimentos de Fundos” (Anexo I - Proposta de Concessão de Suprimentos de Fundos Ordinário ou Anexo II - Proposta de Concessão de Suprimentos de Fundos Pleitos Eleitorais) para cada concessão.

§ 1º A “Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos” (Anexo I ou Anexo II), disponível no sistema eletrônico adotado pelo Tribunal Regional Eleitoral do Amapá – TRE/AP, deve conter no mínimo:

I - nome, CPF, unidade de lotação, matrícula, cargo ou função do servidor proponente e do suprido;

II - descrição da finalidade/justificativa  correta das despesas;

III - indicação do valor total e por cada natureza de despesa;

IV - assinatura dos servidores envolvidos (proponente e suprido);

V - Termo de Responsabilidade, na forma do Anexo III desta Resolução;

§ 2º A Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos (Anexo I ou Anexo II) e o Termo de Responsabilidade (Anexo III) devidamente assinados pelo suprido devem ser enviados à Secretaria de Administração e Orçamento – SAO, após formalização de processo devidamente autuado no sistema eletrônico adotado pelo TRE/AP, que deverá encaminhar os autos às unidades Coordenadoria de Material e Patrimônio (CMP), Coordenadoria de Serviços Gerais (CSG) ou Serviço de Assistência Médico-odontológico (SAMO), a depender da natureza do objeto solicitado, para fins de registro da informação prevista nos incisos I e III, § 3ª, art. 7º, desta IN.

§ 3º Os autos também devem ser encaminhados pela SAO à Coordenadoria de Orçamento e Finanças (COF), para informar sobre a dotação orçamentária própria, assim como, a situação do suprido.

Art. 7º Excepcionalmente, a critério do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos (Lei nº 4.320/64, art. 68 e Decreto-lei nº 200/67, § 3º do art. 74):

I - para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;

II - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar 50% (cinquenta por cento) do limite estabelecido no art. 95, § 2º da Lei nº 14.133/21 e posteriores atualizações;

III - urgentes e inadiáveis;

IV - para atender despesas realizadas pelas zonas eleitorais em períodos eleitorais e, fora deles, em atendimento às eventuais excepcionalidades e especificidades;

V - com festividades, homenagens, viagens oficiais, alimentação e recepção de autoridades realizadas pelo Gabinete da Presidência na realização de eventos relacionados à sua atividade operacional;

VI - com projetos e eventos socioculturais relevantes organizados pelas unidades administrativas do Tribunal, quando expressamente autorizado pela Presidência, não havendo a necessidade de prévia autorização para cada despesa específica, sendo suficiente a autorização para a cobertura de despesas com o projeto ou evento.

§ 1º O suprimento de fundos para atender despesas eventuais e com serviços especiais, poderá ser concedido para atender, dentre outras, despesas inerentes às eleições, referendos e plebiscitos, tais como:

I – alimentação de membros de mesas receptoras de votos, de juntas apuradoras e de comissões de auditoria de votação paralela, assim como de colaboradores e de colaboradores eventuais quando for o caso;

II – combustíveis destinados à realização de deslocamentos decorrentes dos atos de preparação, realização e fiscalização das eleições, referendos e plebiscitos, nos locais em que o reabastecimento das viaturas não possa ser realizado pelo processo normal de despesa pública, devendo essa condição ser acompanhada de justificativa circunstanciada;

III – preparação, reparação e manutenção dos locais de votação e de recadastramento.

§ 2º Para os fins do inciso I do parágrafo primeiro, consideram-se colaboradores as pessoas naturais vinculadas a outros órgãos da Administração Pública que estejam a serviço da Justiça Eleitoral auxiliando na realização das eleições e que não se enquadrem nas demais hipóteses previstas naquele inciso.

§ 3º a aquisição de materiais de consumo e a prestação de serviços ficam condicionadas a:

I – inexistência temporária ou eventual no almoxarifado ou serviço de assistência médico-social, do material ou medicamento a adquirir;

II – impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material ou de entrega nas diversas zonas eleitorais do Estado;

III – inexistência de cobertura contratual ou, em existindo, à impossibilidade do fornecimento do bem ou prestação do serviço pela contratada;

IV – impossibilidade ou inconveniência de atendimento pela Seção de Obras e Manutenção de Imóveis, do serviço que se pretende contratar com verba do suprimento de fundos.

§ 4º Os gastos realizados por meio de suprimento de fundos deverão ser somados aos casos de dispensa de licitação, para fins de verificação dos limites de despesa em contratações diretas regulamentadas pelo art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, sendo vedado o fracionamento de despesa.

§ 5º A averiguação do limite previsto no parágrafo anterior será realizada por unidade operacional responsável pela gestão do suprimento de fundos, assim considerada a Secretaria do Tribunal e as Zonas Eleitorais em que foi aplicado o material ou realizado o serviço, e por classificação orçamentária por subelemento de despesa no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal–SIAFI.

Art. 8º A concessão de suprimento de fundos fica limitada:

I - para serviços e compras em geral:

a) a 25% do limite estabelecido no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei;

II - para obras e serviços de engenharia:

a) a 25% do limite estabelecido no inciso I do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei;

Art. 9º  Fica estabelecido, como limite máximo de despesa de pequeno vulto, o percentual de 5% (cinco por cento) do valor estabelecido no inciso I do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei, no caso de obras e serviços de engenharia, e de 5% (cinco por cento) do valor estabelecido no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei, no caso de outros serviços e compras em geral.

Art. 10. O suprimento de fundos poderá ser concedido a juiz eleitoral, a servidor designado para execução de tarefas, a presidente de comissão ou grupo de trabalho para as despesas em conjunto ou isoladamente de cada integrante, bem assim ao servidor a quem se atribua o encargo do pagamento de despesas autorizadas pelo ordenador de despesa daqueles que, eventualmente, tenham sido encarregados do cumprimento de missão que exija transporte, quando o tribunal não dispuser de meios próprios ou para atender a situações emergenciais.

Art. 11. É vedada a concessão de suprimento de fundos a servidor que:

I - seja responsável por 02 (dois) suprimentos cumulativos;

II - seja responsável por suprimento de fundos em atraso;

III - seja colaborador eventual ou que não esteja em efetivo exercício de cargo público;

IV - seja ordenador de despesas e seu substituto legal;

V - seja responsável pela administração financeira e seu substituto legal;

VI - seja responsável pela unidade de execução orçamentária e financeira;

VII - seja titular das unidades de almoxarifado e de controle de patrimônio e seus substitutos legais;

VIII - seja responsável pela guarda ou pela utilização do material a ser adquirido;

IX - seja titular da unidade responsável pela análise da prestação de contas de suprimento de fundos e seu substituto legal;

X - esteja respondendo a processo administrativo disciplinar.

XI - seja declarado em alcance.

Parágrafo único. A situação de alcance, a que se refere ao inciso XI, caracteriza-se quando o (a) suprido (a) não prestar contas no prazo estabelecido ou tiver suas constas desaprovadas com imputação de débito, sem que tenha havido baixa de responsabilidade no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI, devendo ser declarada por meio de ato da autoridade ordenadora de despesas, em processo próprio.

Art. 12. É vedada a concessão de suprimento de fundos para compra:

I – de material permanente ou outra mutação patrimonial classificada como despesa de capital;

II - de bens ou serviços cujo fornecimento ou prestação se faça sob a forma continuada;

III - de bens ou serviços para os quais existam contratos ou atas de registro de preço vigentes;

IV - de assinaturas de livros, revistas, jornais e periódicos.

Art. 13. No ato de concessão de suprimento de fundos deve constar:

I – nome completo do suprido, bem como seu cargo ou função e número de inscrição no cadastro de pessoas físicas – CPF;

II – natureza da despesa;

III – valor do suprimento em algarismo e por extenso;

IV - período de aplicação;

V - prazo de prestação de contas;

Art. 14. O suprimento de fundos não poderá ser concedido para aplicação em período superior a 60 (sessenta) dias, nem com prazo de aplicação que ultrapasse o exercício financeiro correspondente.

§ 1º O prazo estabelecido no caput será contado a partir do dia em que o numerário estiver disponível na conta bancária do suprido, comprovado por meio do extrato bancário.

§ 2º Na concessão de suprimento a que se refere o art. 6º, caput, inciso V, o prazo para aplicação poderá ser de até 120 (cento e vinte) dias, desde que não se estenda ao exercício subsequente, aplicando-se o disposto nos arts. 19 e 22 desta Instrução Normativa.

Art. 15. A liberação de numerário será feita mediante depósito por ordem bancária de crédito em conta corrente tipo “B”, em nome do suprido, aberta especificamente para esse fim;

Parágrafo único. Para a liberação de numerário, a conta corrente de que trata o caput deve estar ativa e o suprido deve confirmar isso, junto ao Banco do Brasil, antes do pagamento do suprimento de fundos.

CAPÍTULO III

DA APLICAÇÃO DO SUPRIMENTO DE FUNDOS

Art. 16. O prazo de aplicação do suprimento de fundos de que trata o art. 14 fica limitado à data de 05 de dezembro de cada exercício financeiro.

Parágrafo único. O prazo para aplicação do suprimento de fundos será contado a partir da liberação na conta bancária tipo "B", cuja comprovação será efetuada por meio do extrato bancário.

Art. 17. É expressamente vedado aplicar o suprimento de fundos em objeto diverso do especificado no seu ato de concessão e na Nota de Empenho, bem como o uso do saldo de uma natureza da despesa para complementar a falta ocorrida em outra.

Art. 18. É expressamente vedada a aquisição de materiais permanentes ou outra mutação patrimonial classificada como despesa de capital.

Art. 19. É vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório para adequação aos limites estabelecidos nos artigos 8º e 9º.

CAPÍTULO IV

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 20. A prestação de contas do suprimento de fundos deverá ser apresentada nos 10 (dez) dias subsequentes ao término do período de aplicação, conforme ato de concessão, e deve ser realizada através do formulário “Encaminhamento de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos”.

§ 1º O modelo de “Encaminhamento de Prestação de Contas de Suprimento de Fundos” deve ser disponibilizado no Sistema Eletrônico de Informação - SEI, constituindo o anexo IV desta Instrução Normativa.

Art. 21. Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá contendo, necessariamente:

I – a discriminação dos serviços prestados ou material fornecido, não se admitindo a generalização ou resumos que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;

II – atestado de que os serviços foram prestados ou de que foi recebido o material pela repartição, passada por servidor que não o suprido ou ordenador de despesa;

III – a data de emissão, dentro do período de aplicação.

§ 1º O atestado mencionado no inciso II do caput deste artigo deverá conter data e assinatura, seguidas do nome legível, cargo e função.

§ 2º Exigir-se-á, nos pagamentos com suprimento de fundos, documentação fiscal, quando a operação estiver sujeita à tributação.

Art. 22. O valor do suprimento de fundos a ser comprovado não poderá ultrapassar o quantitativo recebido.

Art. 23. Na existência de saldo de suprimento de fundos, o recolhimento deverá ser efetuado até a data limite para prestação de contas.

Art. 24. A prestação de contas das despesas relativas ao suprimento de fundos deverá conter os seguintes documentos:

I – ato de concessão;

II – nota de empenho;

III – ordem bancária de crédito;

IV – extrato completo da conta bancária aberta em nome do (a) suprido (a), contendo toda a movimentação financeira ocorrida no período de aplicação;

V – primeira via dos comprovantes das despesas realizadas, a saber:

a) em caso de pessoa jurídica, nota fiscal de prestação de serviços ou de venda ao consumidor;

b) no caso de pessoa física , nota fiscal avulsa emitida pela prefeitura municipal, comprovante de recolhimento da contribuição previdenciária e, se cabível, comprovante do recolhimento do imposto de renda;

c) comprovante das despesas relacionadas com o pagamento de passagens ou de transporte, quando for o caso;

d) recibos de prestação de serviço, no caso de pessoa física, quando a operação não exigir documento fiscal, com o número do CPF, número da inscrição no INSS, o endereço, o nome por extenso, data de nascimento e a assinatura do prestador.

VI – demonstrativo da aplicação do suprimento de fundos;

VII – comprovante de recolhimento do saldo, se for o caso. 

Parágrafo único. Os comprovantes de despesas deverão estar datados dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão.

CAPÍTULO V

DA ANÁLISE DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS E DAS PROVIDÊNCIAS ADMINISTRATIVAS POSTERIORES

Art. 25. Caberá ao Núcleo de Apoio à Gestão - NAG proceder à análise das prestações de contas dos suprimentos de fundos, seguindo o roteiro  de análise estabelecido no Sistema de Análise de Procedimentos Administrativos – SAP e emitindo parecer sobre a situação de regularidade do processo, submetendo-o ao ordenador de despesa.

Art. 26. A autoridade ordenadora deverá, no prazo de até 30 dias, a contar da data de comprovação, aprovar ou impugnar as contas prestadas pelos supridos.

Parágrafo único. Não ocorrendo a prestação de contas no prazo estipulado no ato de concessão, o ordenador de despesa deverá instaurar a tomada de contas especial e comunicar à Coordenadoria de Auditoria Interna do Tribunal.

Art. 27. Aprovada a prestação de contas, a unidade responsável providenciará a reclassificação da despesa e a baixa da responsabilidade do suprido.

Art. 28. Ao suprido é reconhecida a condição de preposto da autoridade que conceder o suprimento, não podendo transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e prestação de contas de suprimento de fundos nos prazos estabelecidos no ato concessório.

Art. 29. O suprido não poderá transferir a outrem a responsabilidade pela aplicação e comprovação do quantitativo recebido, devendo prestar contas no prazo estabelecido no ato concessório.

Parágrafo único. Em caso de falecimento do suprido, prestará contas do suprimento de fundos o servidor que, não enquadrado nas situações do art. 10, seja designado pelo ordenador de despesas especificamente para esse fim.

Art. 30. Em caso de aplicação indevida dos recursos de suprimento de fundos ou da não prestação de contas no prazo estabelecido, será fixado, a critério do ordenador de despesas, o prazo de 5 dias úteis a partir da ciência do suprido, para que esse justifique e retifique a sua omissão.

Parágrafo único. Permanecendo as irregularidades após o prazo estabelecido no caput, será instaurado o procedimento investigatório cabível.

Art. 31. Detectada a ausência na prestação de contas, a Setorial Contábil, observado o contraditório e ampla defesa, deverá inscrever junto ao SIAFI na conta Diversos Responsáveis e elaborar conformidade contábil com ressalva.

Parágrafo único. Caso ocorra a apresentação da prestação de contas pelo suprido ou recolhimento de débito pelo responsável durante a formalização de apuração, será providenciada pela Setorial Contábil a respectiva baixa contábil e, quando cabível, comunicado o fato ao Tribunal de Contas da União.

Art. 32. Na ocorrência de impugnação da prestação de contas de suprimento de fundos, o ordenador de despesas deverá de imediato adotar as providências necessárias à apuração das irregularidades e à quantificação do dano causado ao erário.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 33. Os suprimentos de fundos concedidos são considerados despesas efetivas, registradas sob responsabilidade do suprido, até que se proceda a respectiva baixa, após aprovação das contas prestadas.

Art. 34. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal.

Art. 35. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador JOÃO GUILHERME LAGES MENDES

PRESIDENTE