Instrução Normativa nº 4, de 23 de março de 2024

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, III, do Regulamento da Secretaria do TRE/AP,

 

Considerando o disposto no art. 37, XXI, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

Considerando o disposto na Lei nº 14.133, de 1° de abril de 2021, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Considerando o disposto no § 3° do art. 8° da Lei n° 14.133, de 1° de abril de 2021, Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

Considerando o disposto na Resolução CNJ nº 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário e na Resolução CNJ nº 468, de 15 de julho de 2022, que dispõe sobre diretrizes para as contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça (CNJ);

Considerando as regras da Resolução TSE nº 23.702, de 9 de junho de 2022, que dispõe sobre a Política de Governança das contratações na Justiça Eleitoral, atualizada com os termos da Lei nº 14.133/2021;

Considerando o que consta no procedimento administrativo SEI nº 0004705-41.2022.6.03.8000,

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Regulamentar o disposto no § 3º do art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre as regras para a designação e atuação do agente de contratação, da equipe de apoio e da comissão de contratação, e a designação dos gestores e fiscais de contratos, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

 

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO

Seção I - Agente de Contratação

Art. 2º O agente de contratação e o respectivo substituto serão designados pela Diretoria-Geral do TRE-AP, em caráter permanente ou especial, conforme disposto no art. 8º da Lei nº 14.133/2021, para conduzir a fase externa do procedimento licitatório.

§1º Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, três membros, designados nos termos do disposto no art. 4.º e no art. 10, conforme estabelecido no § 2º do art. 8º da Lei nº 14.133/2021.

§2º Quando da condução de licitação na modalidade pregão, o agente de contratação formalmente designado será referenciado como pregoeiro.

 

Seção II - Equipe de apoio

 

Art. 3º A equipe de apoio e os seus respectivos substitutos serão designados pela autoridade máxima da unidade gestora, ou por quem as normas de organização administrativa indicarem, para auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na licitação, observados os requisitos estabelecidos no art 11, desta Instrução Normativa.

 

Seção III - Comissão de contratação

Art. 4º Os membros da comissão de contratação e os respectivos substitutos serão designados pela Diretoria-Geral do TRE-AP, ou por quem as normas de organização administrativa estabelecerem, observados os requisitos estabelecidos no art. 11, desta Instrução Normativa.

§1º A comissão de que trata o caput será formada por agentes públicos indicados pela administração, em caráter permanente ou especial, com a função de receber, de examinar e de julgar documentos relativos às licitações e aos procedimentos auxiliares.

§2º A comissão de que trata o caput será formada por, no mínimo, três membros, e será presidida por um deles.

Art. 5º Na licitação na modalidade diálogo competitivo, a comissão de contratação será composta por, no mínimo, três membros que sejam servidores efetivos ou empregados públicos pertencentes aos quadros permanentes da administração pública, admitida a contratação de profissionais para o assessoramento técnico.

Art. 6º Nas contratações que envolvam bens ou serviços especiais cujo objeto não seja rotineiramente contratado pela administração, poderá ser contratado, por prazo determinado, serviço de empresa ou de profissional especializado para assessorar os agentes públicos responsáveis pela condução da licitação.

§1º A empresa ou o profissional especializado contratado na forma prevista no caput assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva dos membros da comissão de contratação.

§2.º A contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade os membros da comissão de contratação, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

 

Seção IV - Gestão e Fiscalização de contratos

Art. 7º A gestão dos contratos administrativos do TRE-AP será realizada pela Seção de Acompanhamento e Gestão de Contratos - SAGC, unidade vinculada à Coordenadoria de Serviços Gerais  - CSG da Secretaria de Administração e Orçamento - SAO, nos termos do art. 33 do Regulamento da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (Resolução TRE/AP nº 406/2012).

Art. 8º Os fiscais de contratos e seus respectivos substitutos serão representantes da administração designados dentre servidores da unidade demandante, ou por quem as normas de organização administrativa indicarem.

§1º Para o exercício da função, os fiscais de contratos deverão ser formalmente cientificados da designação e das respectivas atribuições por meio de ato formal.

§2º Na designação de que trata o caput, serão considerados:

I - a compatibilidade com as atribuições do cargo;

II - a complexidade da fiscalização;

III - o quantitativo de contratos por agente público; e

IV - a capacidade para o desempenho das atividades.

§3º A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de agentes públicos para fins de fiscalização contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar que fundamentou a contratação, e deverá ser sanada, conforme o caso, previamente à celebração do contrato, conforme o disposto no inciso X do § 1º do art. 18 da Lei nº 14.133/2021.

§4º A fiscalização administrativa poderá ser exercida por setor da unidade gestora designado pela Diretoria-Geral.

§5º Na hipótese prevista no § 4º, o titular do setor ou seu substituto legal responderá pelas decisões e pelas ações tomadas no seu âmbito de atuação.

§6º Nos casos de atraso ou de falta de designação, de desligamento e de afastamento extemporâneo e definitivo dos fiscais do contrato e dos respectivos substitutos, até que seja providenciada a designação, as atribuições de gestor ou de fiscal caberão ao superior imediato da área de gestão ou fiscalização indicada durante a fase preparatória ou de planejamento da contratação, ressalvada previsão em contrário em norma interna da unidade gestora.

Art. 9º Os fiscais de contratos poderão ser assistidos e subsidiados por terceiros contratados pela administração, observando-se o seguinte:

I - a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; e

II - a contratação de terceiros não eximirá o fiscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do contratado.

Art. 10º A gestão e a fiscalização do contrato serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno vinculados à unidade gestora responsável pela contratação, os quais deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações para prevenir riscos na execução do contrato, conforme o disposto no art. 15, desta Resolução.

 

Seção V - Requisitos para a designação

Art. 11. O agente público designado para o cumprimento do disposto nesta Instrução Normativa deverá preencher os seguintes requisitos:

I - ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública;

II - ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo Poder Público; e

III - não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração nem tenha com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.

§1º Para fins do disposto no inciso III, consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com a unidade gestora evidencie significativa probabilidade de novas contratações.

§2º A vedação de que trata o inciso III incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual haja o relacionamento.

§3º Os agentes de contratação, os seus substitutos e o presidente da comissão de contratação serão designados dentre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública.

Art. 12. O encargo de agente de contratação, de integrante de equipe de apoio, de integrante de comissão de contratação ou de fiscal de contratos não poderá ser recusado pelo agente público.

§1º Na hipótese de deficiência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento diligente das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico.

§2º Na hipótese prevista no §1º, a autoridade competente poderá providenciar a qualificação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida, observado o disposto no §3º do art. 8º, desta Instrução Normativa.

 

Seção VI - Princípio da segregação de funções

Art. 13. O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.

Parágrafo único. A aplicação do princípio da segregação de funções de que trata o caput:

I - será avaliada na situação fática processual; e

II - poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão:

a) da consolidação das linhas de defesa; e

b) de características do caso concreto tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação.

 

Seção VII - Vedações

Art. 14. O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de profissional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observar as vedações previstas no art. 9º da Lei nº 14.133/2021.

 

CAPÍTULO III

DA ATUAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO

Seção I - Atuação do agente de contratação

Art. 15. Caberá ao agente de contratação conduzir a fase externa do procedimento licitatório, observado o rito procedimental previsto no art. 17 da Lei nº 14.133/2021, e, em especial:

I - tomar decisões, acompanhar o trâmite da licitação, dar impulso ao procedimento e executar quaisquer outras atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação.

II - conduzir e coordenar a sessão pública da licitação e promover as seguintes ações:

a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso necessário;

b) conduzir os procedimentos relativos aos lances e à escolha da proposta ou do lance de menor preço;

c) verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no edital;

d) negociar, quando for o caso, condições mais vantajosas com o primeiro colocado;

e) encaminhar os documentos de habilitação para verificação da comissão de contratação;

f) julgar as condições de habilitação;

g) sanar erros ou falhas que não alterem a substância das propostas ou dos documentos de habilitação e sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, e atribuir-lhes eficácia para fins de aceitação, de habilitação e de classificação;

h) indicar o vencedor do certame;

i) conduzir os trabalhos da equipe de apoio;

j) formalizar a indicação de ocorrência de conduta praticada por licitantes que, hipoteticamente, se enquadre nos tipos infracionais previstos no art. 155, da Lei nº 14.133/2021; e

k) encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação.

§1º A indicação do agente de contratação e da equipe de apoio de cada certame será devidamente demonstrada pela área de licitações no respectivo processo licitatório e, havendo necessidade, poderá ser alterada.

§2º O agente de contratação será auxiliado por equipe de apoio, de que trata o art. 3º, e responderá individualmente pelos atos que praticar, exceto quando induzido a erro pela atuação da equipe.

§3º A atuação e responsabilidade dos agentes de contratação e, quando for o caso, dos membros de comissão de contratação, será adstrita à realização dos atos do procedimento licitatório propriamente dito, desde a etapa de divulgação do edital até o envio dos autos à autoridade superior para os fins previstos no art. 71 da Lei nº 14.133/2021.

§4º O disposto no §3º deste artigo não afasta a atuação dos agentes de contratação, em caráter meramente colaborativo e sem assunção de responsabilidade pela elaboração dos artefatos de planejamento, em relação à instrução da fase preparatória dos certames.

§5° Sempre que necessário, a apreciação, o julgamento e a resposta às impugnações, pedidos de esclarecimentos e recursos administrativos, bem como o julgamento das propostas e dos documentos de habilitação por parte dos agentes de contratação e, quando for o caso, da comissão de contratação, serão realizados mediante o auxílio da área requisitante ou de área especializada.

§6° No julgamento das propostas e das condições de habilitação, bem como na apreciação dos recursos administrativos, o agente de contratação poderá, de forma motivada e pública, realizar diligências para:

I - obter esclarecimentos e a complementação das informações contidas nos documentos apresentados pelas licitantes;

II - sanar erros ou falhas que não alterem os aspectos substanciais das propostas e dos documentos apresentados pelas licitantes;

III - atualizar documentos cuja validade tenha expirado após a data de abertura do certame;

IV - avaliar, com o suporte da área requisitante ou de área especializada, a exequibilidade das propostas ou exigir das licitantes que ela seja demonstrada.

§7º Para fins de análise das condições de habilitação, o agente de contratação poderá, diretamente, realizar consulta em sítios oficiais de órgãos e entidades cujos atos gozem de presunção de veracidade e fé pública, constituindo os documentos obtidos como meio legal de prova.

Art. 16. O agente de contratação contará com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da unidade gestora para o desempenho das funções essenciais à execução das suas atribuições.

§1º O auxílio de que trata o caput se dará por meio de orientações gerais ou em resposta a solicitações de apoio, hipótese em que serão observadas as normas internas da unidade gestora quanto ao fluxo procedimental.

§2º Sem prejuízo do disposto no §1º, a solicitação de auxílio ao órgão de assessoramento jurídico se dará por meio de consulta específica, que conterá, de forma clara e individualizada, a dúvida jurídica a ser dirimida.

§3º Previamente à tomada de decisão, o agente de contratação considerará eventuais manifestações apresentadas pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno, observado o disposto no inciso VII do caput e no §1º do art. 50 da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

 

Seção II - Atuação da equipe de apoio

Art. 17. Caberá à equipe de apoio auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação no exercício de suas atribuições.

Parágrafo único. A equipe de apoio contará com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da unidade gestora, nos termos do disposto no art. 16, desta Instrução Normativa.

 

Seção III - Funcionamento da comissão de contratação

Art. 18. Caberá à comissão de contratação:

I - substituir o agente de contratação, observado o disposto no art. 15, quando a licitação envolver a contratação de bens ou serviços especiais, desde que atendidos os requisitos estabelecidos no §1º do art. 2º e no art. 11, todos desta IN;

II - conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo, observado o disposto no art. 15, desta Instrução Normativa;

III - manifestar-se acerca de pedidos de esclarecimentos e impugnações, quanto aos documentos para habilitação, e de recursos, quanto à habilitação ou à inabilitação de licitantes;

IV - sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e a sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, e atribuir-lhes eficácia para fins de habilitação e de classificação;

V - receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei nº 14.133/2021, observados os requisitos estabelecidos em regulamento.

§1º A substituição do agente de contratação por comissão de contratação será formalizada individualmente no processo licitatório pela área de licitações.

§2.º Quando substituírem o agente de contratação, na forma prevista no inciso I, os membros da comissão de contratação responderão solidariamente pelos atos praticados pela comissão, exceto o membro que expressar posição individual divergente, a qual deverá ser fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.

Art. 19. Na verificação das condições de habilitação, a comissão de contratação poderá, de forma motivada e pública, realizar diligências para:

I - obter esclarecimentos e a complementação das informações contidas nos documentos apresentados pelos licitantes ou fornecedores;

II - sanar erros ou falhas que não alterem os aspectos substanciais dos documentos apresentados pelos licitantes ou fornecedores;

III - atualizar documentos cuja validade tenha expirado após a data de abertura do certame.

Parágrafo único. Para fins de verificação das condições de habilitação, a comissão de contratação poderá, diretamente, realizar consulta em sítios oficiais de órgãos e entidades cujos atos gozem de presunção de veracidade e fé pública, constituindo os documentos obtidos como meio legal de prova.

Art. 20. A comissão de contratação contará com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno do órgão, nos termos do disposto no art. 16, desta IN.

 

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Os casos omissos serão deliberados pela Diretoria-Geral do Tribunal.

Art. 22. Esta Instrução Normativa entra em vigor em na data de sua publicação.

FRANCISCO VALENTIM MAIA

DIRETOR GERAL

Macapá, 23 de março de 2023.