Instrução Normativa nº 14, de 13 de julho de 2023

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ, no uso de suas atribuições legais e regimentais; 

 

CONSIDERANDO as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental, assim como o Programa Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), instituídas pela Resolução CNJ nº 324/2020; 

CONSIDERANDO que compete aos Tribunais regulamentar a prática e a comunicação oficial de atos processuais por meio eletrônico e velar pela confiabilidade dos sistemas, disciplinando a incorporação progressiva de novos avanços tecnológicos e editando, para esse fim, os atos que forem necessários (Código de Processo Civil, Art. 169); 

CONSIDERANDO o teor da Lei de Acesso à Informação nº 12.527/2011 – LAI, que garante o acesso a informações necessárias ao exercício de direitos e da cidadania, relacionadas à administração da justiça e que compõem a memória nacional e institucional; 

CONSIDERANDO, também, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais nº 13.709/2018 – LGPD, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, visando proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade, fundamentos que também devem ser observados nas atividades de Gestão de Documentos; 

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 408/2021, que dispõe sobre o recebimento, o armazenamento e o acesso a documentos digitais relativos a atos de processos administrativos e judiciais; 

CONSIDERANDO a Resolução TRE-AP nº 575, de 21 de julho de 2022, que dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos no âmbito da Justiça Eleitoral do Amapá e estabelece a adoção de repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), como ferramenta de preservação digital. 

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a uniformidade, a segurança e a disponibilidade de documentos digitais que, por rações técnicas, não podem ser inseridos nos sistemas processuais. 

 

RESOLVE: 

 

Orientar as unidades administrativas da Justiça Eleitoral do Amapá, quando à observância dos seguintes procedimentos: 

 

Art. 1º - Fica instituída a Política de Preservação Digital deste Tribunal Regional Eleitoral, que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos digitais e digitalizados em um Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq. 

Parágrafo Único. As unidades administrativas e judiciárias deste Tribunal Regional Eleitoral adequarão, no que couber, seus planos, programas, projetos e processos de trabalho em conformidade com a política de que trata o caput deste artigo. 

Art. 2º. Para fins deste instrumento normativo, considera-se: 

I – Preservação Digital: conjunto de procedimentos e operações técnicas que promovam a salvaguarda do acervo arquivístico digital, assegurando a sua integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo, bem como sua proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica; 

II – Cadeia de Custódia: no âmbito legal, significa um método de documentação que preserva a história cronológica, garante a idoneidade e o rastreamento ao longo do tempo; 

III – Cadeia de Preservação: sistema de controle que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo; 

IV – Documento Arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência; 

V – Documento Digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional; 

VI – Formato de Arquivo: especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário e/ou padronizado; 

VII – Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo; 

VIII – Mídia (ou suporte): base física sobre a qual a informação é registrada; 

IX – Migração: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados em face das mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: 

a) de um suporte que está tornando-se obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; 

b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; 

c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna.

X – PEI: Planejamento Estratégico Institucional; 

XI – Tabela de Temporalidade: documento resultante de procedimento de validação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos; 

XII – RDC-Arq: sigla de Repositório Arquivístico Digital Confiável, que designa um ambiente que oferta preservação e acesso, voltado a documentos de cunho arquivístico em formato digital; 

XIII – Transparência Ativa: divulgação de dados na internet ou em outros meios por iniciativa do próprio setor público, ou seja, quando são tornadas públicas informações, independentemente de requerimento do cidadão (conceito associado à Lei nº 12.527/2011). 

Art. 3º. A Política de Preservação Digital de que trata este instrumento normativo abrange todos os documentos nato digitais ou digitalizados, produzidos ou recebidos em função do cumprimento da missão institucional deste Tribunal Regional. 

Parágrafo Único. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: 

I – Processos administrativos ou judiciais digitais; 

II – Informações arquivísticas produzidas nos sistemas de negócios deste Tribunal Regional Eleitoral; 

III – Gravações digitais de som e imagem; 

IV – Fotografia digital; 

V – Páginas da intranet e da internet; 

VI – Bases de dados digitais; 

VII – Publicações digitais; 

VIII – Mensagens de correio eletrônico. 

Art. 4º. São princípios da Política de Preservação Digital deste Tribunal Regional Eleitoral: 

I – Organização e preservação dos documentos digitais e de todos seus componentes, de modo a garantir a relação orgânica e a disponibilidade plena desses registros no futuro; 

II – Integridade e confiabilidade das informações custodiadas, de modo a garantir a segurança dos documentos e evitar a corrupção e perda de dados; 

III – Garantia de autenticidade dos documentos; 

IV – Respeito à propriedade intelectual; 

V – Observância do sigilo e restrição de acesso às informações sensíveis; 

VI – Transparência ativa. 

Art. 5º. São objetivos da Política de Preservação Digital deste Tribunal Regional Eleitoral: 

I – Implantar repositório arquivístico digital confiável próprio para receber, descrever, armazenar, preservar e garantir o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais custodiados; 

II – Tornar público o contexto de implantação da Política da Preservação Digital, bem como os requisitos legais e normativos com os quais este Tribunal Regional Eleitoral deve estar em conformidade; 

III – Fundamentar a definição dos procedimentos e as opções tecnológicas a serem adotados no tratamento da informação digital deste Tribunal Regional Eleitoral; 

IV – Assegurar as condições adequadas ao pleno acesso a documentos digitais, pelo prazo institucionalmente estabelecido; 

V – Zelar pela cadeia de custódia de modo permanente, com o intuito de garantir a autenticidade dos documentos digitais; 

VI – Contribuir para a cultura de gestão de risco em segurança da informação; 

VII – Promover o intercâmbio de informações e experiências com entidades públicas e privadas, nacionais, com vistas à constante atualização e aperfeiçoamento das normas e procedimentos de preservação digital deste Tribunal Regional Eleitoral; 

VIII – Fomentar a capacitação sistemática na área de preservação digital. 

Art. 6º. A produção, o recebimento e a captura de documentos digitais no âmbito deste Tribunal Regional Eleitoral obedecerão aos seguintes requisitos de preservação digital: 

I – Classificação arquivística dos documentos e informações de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e Informações Arquivísticas estabelecida pela Instrução Normativa nº 10, de 16 de maio de 2023. 

II – Registro do seguinte conjunto mínimo de metadados descritivos dos documentos: 

a. Produtor; 

b. Interessado; 

c. Descrição; 

d. Espécie documental; 

e. Código de classificação; 

f. Código de identificação; 

g. Data de captura; 

h. Data de produção; 

i. Data de arquivamento; 

j. Data de transmissão e recebimento; 

k. Indicação de anexo; 

l. Registro das migrações e datas em que ocorreram; 

m. Restrição de acesso; 

III – Observância da padronização de formatos de arquivo para documentos de guarda longa ou permanente; 

IV – Migração de hardware, software, formato e metadados, com informações técnicas que permitam avaliar a qualidade da migração; 

V – Observância da cadeia de custódia e da cadeia de preservação digital; 

VI – Padronização das mídias de gravação e armazenamento; 

VII – Capacidade de migração automática de formatos, a fim de superar a obsolescência tecnológica e digital, sem intervenção manual, sem rompimento da cadeia de custódia e sem perda de autenticidade. 

Art. 7º. Os requisitos de preservação digital adotados por este Tribunal Regional Eleitoral e os padrões e procedimentos operacionais necessários à sua implantação serão amplamente divulgados. 

Art. 8º.  Para elaboração do Plano de Preservação de Documentos e Informações Digitais – PPDID, este Tribunal Regional Eleitoral deve instituir grupo de trabalho. 

§ 1º O PPDID deve contemplar as ações prioritárias da Política de Preservação Digital deste Tribunal Regional, não obstante a adoção de outras medidas necessárias à preservação de documentos digitais. 

§ 2º A implantação e atualização dos requisitos de preservação digital de que trata o art. 6º deste instrumento normativo também integrarão o PPDID. 

Art. 9º. O Tribunal Regional Eleitoral do Amapá deverá implantar e manter um Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq composto de: 

I – Repositório digital para documentos arquivísticos; 

II – Procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais nele custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário; 

Parágrafo único. O Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq deverá: 

I – Gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios relacionados à descrição arquivística multinível e preservação; 

II – Proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica dos documentos; 

III – Preservar e dar acesso, pelo tempo necessário, a documentos arquivísticos digitais autênticos; 

IV – Estar em conformidade com os critérios estabelecidos na ISO 16363:2012 e na NBR 15.472:2007; 

V – Utilizar padrões abertos que não possuam restrições legais quanto ao uso, reconhecidos em nível nacional e internacional; 

VI – Adotar protocolos padronizados para comunicação automática, garantida a interoperabilidade. 

Art. 10. Os sistemas informatizados de gestão eletrônica de documentos deste Tribunal Regional Eleitoral deverão se adequar ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro – MoReq-Jus. 

Art. 11. O envio de documentos ao RDC-Arq e a gestão da consulta nesse repositório serão gerenciados pela unidade de gestão documental da Seção de Protocolo e Arquivo - SPAR. 

Art. 12. Somente serão encaminhados e aceitos no RDC-Arq os documentos digitais consolidados, em sua versão final, e que tenham sido submetidos à avaliação documental. 

§ 1º Os documentos digitais de guarda permanente deverão, obrigatoriamente, ser encaminhados ao RDC-Arq. 

§ 2º Os documentos arquivísticos digitais de guarda longa, ainda que não estejam destinados à guarda permanente, serão encaminhados ao repositório e nele mantidos pelos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Informações Arquivística. 

Art. 13. Os documentos digitais aceitos no RDC-Arq deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, de forma a serem lidos e compreendidos independentemente dos sistemas que os produziram. 

Art. 14. Os documentos digitais enviados ao RDC-Arq deverão constar de um pacote de informações que identifique suas características arquivísticas, em especial os metadados descritivos e administrativos constantes do inciso II do art. 6º deste instrumento normativo. 

Art. 15. Os documentos digitais permanentes aceitos no RDC-Arq e seus respectivos pacotes de informação deverão ter seu histórico de produção e de manutenção e seus respectivos metadados preservados indefinidamente, por meio da cadeia de custódia. 

Art. 16. Os documentos ou as mídias digitais que não puderem ser anexados aos sistemas de Processo Eletrônico – PJe-Mídias e RDC-Arq, qualquer que seja o motivo, deverão ser relacionados em certidão padronizada por este Tribunal Regional Eleitoral. 

§ 1º A certidão mencionada no caput deste artigo conterá: 

a. Descrição pormenorizada, acompanhada da justificativa acerca da impossibilidade de o arquivo ser anexado ou armazenado de outra forma;

b. Mídia ou dispositivo empregado para armazenamento; 

c. Local específico em que se encontra mantida a mídia ou dispositivo; 

d. Data, nome, matrícula e assinatura do servidor responsável pela guarda e emissor da certidão. 

§ 2º Na hipótese do caput deste artigo, o material deverá permanecer acautelado em local seguro, podendo ser: na Secretaria deste Tribunal Regional Eleitoral, no cartório da respectiva unidade judicial e no Arquivo Geral e armazenado em mídia externa fornecida por este Tribunal Regional Eleitoral, facultando-se às partes amplo acesso ao seu conteúdo e realização de cópia em dispositivo eletrônico a ser fornecido pelo interessado. 

§ 3º Os juízes deverão assegurar que os prazos processuais em processos físicos ou eletrônicos que dependam do acesso de documentos ou arquivos digitais não acessíveis em caráter contínuo somente tenham início depois da disponibilização de acesso ou obtenção de cópia à parte. 

Art. 17. Os documentos ou as mídias digitais que representem risco à violação da intimidade ou que sejam especialmente sensíveis deverão ser identificados na juntada ao processo eletrônico como documento reservado/sensível. 

§ 1º Ao documento especificado como reservado/sensível deverá ser conferido o grau mais elevado de sigilo, limitando o acesso a usuários designados, conforme as funcionalidades e regras do sistema eletrônico. 

§ 2º As mesmas regras de sigilo serão aplicadas para acesso ao RDC-Arq ou às mídias e aos dispositivos externos que armazenem documentos ou arquivos sensíveis. 

Art. 18. Os processos judiciais eletrônicos deverão ser ajustados para marcar a existência de documentos e arquivos digitais em RDC-Arq ou em dispositivos externos. 

§ 1º Os sistemas processuais deverão impedir a baixa do processo, físico ou eletrônico, até que seja definida a destinação legal, conforme as regras de tratamento arquivístico dos documentos e das mídias digitais mantidos em RDC-Arq ou em dispositivos externos. 

§ 2º O tratamento dos documentos e das mídias digitais admitidos no sistema de processo eletrônico deste Tribunal Regional Eleitoral e dos referidos no § 1º deste artigo, no que couber, observará as mesmas normas de Gestão Documental do respectivo órgão de tramitação, incluídas avaliação e temporalidade. 

Art. 19.  Compete à Secretaria Judiciária – SEJUD deste Tribunal Regional Eleitoral e Seção de Protocolo e Arquivo: 

I – Supervisionar a elaboração do PPDID; 

II – Acompanhar a execução das ações estabelecidas no PPDID; 

II – Requisitar colaboração de outras unidades na implementação do PPDD. 

Art. 20. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação – STI deste Tribunal Regional Eleitoral: 

I – Contribuir com informações técnicas para a elaboração do PPDD; 

II – Analisar a viabilidade técnica das ações das unidades deste Tribunal Regional para o desenvolvimento da Política de Preservação Digital; 

II – Realizar as ações referentes à tecnologia de informação para o desenvolvimento da Política de Preservação Digital e a implementação do Plano de Preservação Digital. 

Art. 21. As ações do Plano de Preservação Digital deverão constar do PEI. 

Art. 22. Revogam-se as disposições em contrário. 

Art. 23. Este instrumento normativo entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador JOÃO GUILHERME LAGES MENDES

PRESIDENTE

Macapá, 13 de julho de 2023.