Instrução Normativa nº 1, de 5 de fevereiro de 2019

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º A criação e o funcionamento de comissões, comitês e grupos de trabalho no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá observarão as normas previstas nesta instrução normativa.

§ 1º Não serão abrangidas por esta norma as comissões criadas por força de lei, de caráter permanente ou especial, como as comissões de sindicância, de fiscalização, de licitação e congêneres.

§ 2º As regras previstas nesta instrução não se aplicam na hipótese de instituição de conselho, sendo estas de competência exclusiva do Presidente.Art. 2º Para fins desta instrução, consideram-se:

I - conselho: conjunto de servidores ou de colaboradores eventuais designados pelo Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá para tratar de temas específicos;

II - comissão: conjunto de servidores do âmbito exclusivo do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá encarregado de ocupar-se de temas específicos, em caráter permanente;

III - comitê: conjunto de servidores e eventuais colaboradores que visam à organização e à execução de eventos;

IV - grupo de trabalho: conjunto de servidores da Justiça Eleitoral e eventuais colaboradores encarregado de ocupar-se, por período predeterminado, de temas específicos.

V - colaborador eventual: pessoa física com ou sem vínculo funcional com a Administração Pública.

Art. 3º Compete ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá a nomeação dos integrantes das comissões, dos comitês e dos grupos de trabalho, observando, como critério para a escolha dos seus membros, notório conhecimento sobre o tema a ser tratado ou do trabalho a ser desenvolvido.

Parágrafo único. A nomeação de servidores de tribunais regionais será precedida de autorização do tribunal de origem, mediante consulta formulada pelo Diretor-Geral.

Art. 4º As comissões, os comitês e os grupos de trabalho serão integrados por servidores do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá lotados na sede ou nas zonas eleitorais e por colaboradores eventuais.

Parágrafo único. A escolha dos participantes deverá recair, preferencialmente, em servidor do quadro efetivo da Justiça Eleitoral.

Art. 5º O instrumento de constituição das comissões, dos comitês e dos grupos de trabalho descreverá o objetivo, as atribuições, a composição, as competências, o prazo de vigência, assim como a forma e a periodicidade da revisão de sua constituição.

Art. 6º Cada comissão, comitê ou grupo de trabalho será coordenado por servidor do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

§ 1º De acordo com as características e as finalidades da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho, sem prejuízo de outras atividades necessárias ao bom fluxo de trabalho, caberá ao coordenador:

I - entregar o cronograma de atividades, assim como eventuais alterações ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá;

II - acompanhar as atividades programadas;

III - adotar providências relativas às questões que tenham relação com as atividades de outros grupos, comitês e comissões;

IV - acompanhar as questões que demandem providências de áreas específicas do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, de suas unidades ou de entidades externas;

V - alocar eventuais prestadores de serviço e recursos para a realização de atividades determinadas;

VI - solicitar a convocação de reuniões de todos os integrantes ou de parte da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho, de acordo com o cronograma estabelecido;

VII - dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;

VIII - primar pela documentação que registra as atividades executadas e os encaminhamentos exigidos;

IX - comunicar o desligamento ou a necessidade de substituição de membro da comissão, do comitê ou do grupo;

X - reportar e justificar a necessidade de convocação de participante eventual para reunião ou encontro específico;

XI - entregar, ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, todos os documentos e solicitações gerados em razão das atividades desenvolvidas.

§ 2º De acordo com a natureza do trabalho ou evento a ser realizado, poderá ser nomeado mais de um coordenador, dentre os integrantes da comissão, de comitê ou de grupo de trabalho para atividades gerenciais ou técnicas.

Art. 7º As comissões, os comitês e os grupos de trabalho terão competência para apresentar ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá:

I - propostas que subsidiem a elaboração de normas e o estabelecimento de procedimentos sobre os assuntos afetos às suas atividades;

II - consultas sobre interpretação de normas com impacto sobre o desenvolvimento dos trabalhos.

Art. 8º As comissões, os comitês e os grupos de trabalho, por ocasião de sua primeira reunião, submeterão o cronograma de atividades à aprovação do Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

Parágrafo único. Eventuais alterações no cronograma deverão ser justificadas e novamente submetidas à aprovação.

Art. 9º As reuniões das comissões, dos comitês e dos grupos de trabalho, programadas no cronograma de atividades, serão realizadas mediante convocação do Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, a partir de solicitação do coordenador.

§ 1º O pedido de autorização para realização de reunião será precedido de detalhamento dos motivos que ensejaram a demanda, os objetivos a serem alcançados e os produtos a serem gerados.

§ 2º A participação em reunião prevista no caput estará franqueada apenas aos servidores convocados pelo Diretor-Geral.

Art. 10. No fim de cada reunião, deverá ser entregue ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá um relatório de atividades que registre todos os assuntos abordados, seus participantes, assim como as deliberações e os encaminhamentos sugeridos.

§ 1º Encerrado o período de vigência do grupo de trabalho ou da comissão, deverá ser entregue um relatório final, constando os resultados alcançados e, se necessário, sugestões para futuras discussões.

§ 2º Após a realização de um evento específico, o comitê criado para coordenar os trabalhos deverá entregar um relatório final, constando os assuntos abordados, os resultados alcançados e eventuais propostas.

Art. 11. O desligamento de integrante da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho deverá ser comunicado ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, que, considerando o estado em que se encontram os trabalhos, deliberará sobre a conveniência e a necessidade de substituição, ouvido o coordenador.

§ 1º O Diretor-Geral aprovará o nome do eventual substituto, observado o disposto nos arts. 3º e 4º.

§ 2º A escolha do substituto não estará vinculada ao órgão de origem, ao cargo ou à função do substituído.

§ 3º Havendo alteração na composição da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho, o ato de designação será imediatamente atualizado.

Art. 12. As comissões, os comitês e os grupos de trabalho atuais e em funcionamento de caráter permanente serão objeto de nova formalização até 180 (cento e oitenta dias) após a publicação desta Instrução Normativa.

Art. 13. O ato de instituição das comissões, comitês e grupos de trabalho deve observar o modelo constante do Anexo I.

Art. 14. A criação de comissões, comitês ou grupos de trabalho e a formalização daqueles existentes deverão ser submetidas ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, mediante processo específico no sistema informatizado de processos utilizado no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

Art. 15. Todos os documentos, comunicados, solicitações, propostas e consultas originários dos trabalhos desenvolvidos deverão ser encaminhados por meio de processo específico no sistema informatizado de processos utilizado no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

Art. 16. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MANOEL DE JESUS DE BRITO

PRESIDENTE

 

Anexo I