Instrução Normativa nº 1, de 13 de fevereiro de 2016

 Art. 3º. A classificação dos bens móveis e imóveis observará a legislação pertinente e os códigos do sistema numérico do TRE-AP, divididos em grupos e subgrupos, indicando o grupo contábil, a natureza a espécie e as características.

 

CAPÍTULO II

DO REGISTRO PATRIMONIAL E TOMBAMENTO

 

Art. 4º. O registro patrimonial dos bens móveis far-se-á de forma analítica, através do Sistema de Controle Patrimonial, e de forma sintética, através de inscrição no ativo imobilizado no SIAFI, seguindo-se de registros contábeis que evidenciem o acervo patrimonial da Justiça Eleitoral do Amapá.

§ 1º. O registro analítico dos materiais permanentes deverá conter a indicação dos elementos necessários à sua caracterização, bem como os agentes responsáveis pela sua guarda e administração.

§ 2º. O tombamento dos bens patrimoniais será providenciado pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, no prazo de até 30 (trinta) dias, contados a partir do recebimento definitivo.

Art. 5º. O registro patrimonial dos bens imóveis deverá conter, dentre outras, as seguintes indicações:

I - tipo de imóvel, localização e atividade a que se destina;

II - planta completa, dimensões, confrontações e características principais;

III - título de propriedade ou documento que autorize a posse;

IV - custo de construção ou de aquisição.

§ 1º. Para efeito de identificação e inventário, os bens móveis receberão números próprios de registro patrimonial.

§ 2º. Os números de registro patrimonial para qualquer código terão ordem crescente rigorosa, a partir de 000l (um), a fim de evitar falhas ou repetições.

§ 3º. O controle rigoroso da série numérica de registro patrimonial é de exclusiva competência e responsabilidade da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 6º. A identificação dos bens móveis far-se-á, basicamente:

I - pela sigla do órgão (TRE-AP);

II - pelo número de registro patrimonial.

Art. 7º. Para o registro patrimonial deverão ser utilizadas plaquetas ou etiquetas próprias, rebitadas ou coladas, desde que contenham os requisitos determinados no item anterior.

Art. 8º. É vedada a emissão de qualquer documento relacionado com bens móveis, sem a citação do número de tombamento, origem, valor unitário, sobretudo em tratando de Solicitação de Transferência, Termo de Responsabilidade, de Cessão e Doação e Termo de Cessão de Uso, Guarda e Responsabilidade.

Art. 9º. O número dado a um bem é certo e definitivo não podendo ser reaproveitado, ainda que o mesmo seja baixado do acervo.

Art. 10. No caso de transferência de bem móvel de uma unidade de localização para outra, no mesmo órgão, o bem transferido conservará o número de origem e, em hipótese alguma, poderá receber novo tombamento, sob pena de apuração de responsabilidades.

Art. 11. Nos casos em que houver a perda da plaqueta com a identificação do número do patrimônio do bem ou o extravio parcial da mesma, o detentor do bem (responsável) deverá informar à Coordenadoria de Material e Patrimônio, que providenciará a troca da plaqueta ou a substituição do número patrimonial do bem.

Parágrafo único. A troca da plaqueta ou a alteração do número patrimonial do bem somente poderão ser realizados pela Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 12. A identificação dos bens imóveis far-se-á, basicamente:

I - pelo número de registro imobiliário patrimonial - RIP;

II - pelo registro no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUNET;

III - pelo registro e controle no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI.

 

CAPÍTULO III

DO INGRESSO DE BENS PATRIMONIAIS E MATERIAL DE CONSUMO

 

Art. 13. O ingresso de bens patrimoniais e material de consumo da Justiça Eleitoral do Amapá far-se-á mediante:

I - compra;

II - cessão definitiva;

III - permuta;

IV - doação;

V - construção (imóvel);

VI - acervo;

V- outros.

Art. 14. A aquisição por compra de bens patrimoniais e material de consumo deverá ser efetuada pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, de forma planejada, com a participação das diversas unidades envolvidas no processo, visando alcançar a economicidade, eficiência e eficácia na gestão de recursos orçamentários, financeiros e materiais.

Art. 15. Os pedidos de compra de material permanente deverão conter todos os elementos essenciais à caracterização do objeto a ser adquirido, acompanhados, se necessário, de modelos gráficos, projetos, amostras e outros elementos que se fizerem necessários.

Art. 16. Os bens patrimoniais que tenham ingressado na Justiça Eleitoral do Amapá por uma das modalidades especificadas no art. 13, excetuados as presentes no art. 22, serão tombados antes de serem distribuídos e/ou utilizados.

Art. 17. Qualquer material para ser recebido deverá vir acompanhado de:

I - nota fiscal ou nota fiscal/fatura;

II - termo de cessão, doação ou declaração exarada no processo relativo à permuta;

III – guia de remessa de material;

IV- outro instrumento hábil.

Art. 18. O recebimento de material em virtude de compra, cessão, doação, permuta ou transferência será:

I - provisório - quando da entrega;

II - definitivo - após a aceitação.

Art. 19. Quando o aceite do material não demandar verificação de qualidade, efetuada por servidores ou comissão especializada, a Coordenadoria de Material e Patrimônio, após as conferências de praxe, receberá definitivamente o material.

Art. 20. Quando o material entregue não for aceito, a Coordenadoria de Material e Patrimônio providenciará junto ao fornecedor a sua regularização, sem prejuízo da comunicação formal à Administração do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

Art. 21. Nenhum material será liberado para as unidades sem o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas competentes.

Art. 22. Os bens patrimoniais ingressados por empréstimo, cessão provisória e comodato e que tenham de ser devolvidos futuramente, não receberão número de registro patrimonial, devendo ser feito o controle destacado, de modo especial, visando facilitar a sua localização e manutenção.

Art. 23. Os bens móveis e imóveis adquiridos, construídos ou recebidos pela Justiça Eleitoral do Amapá, com recursos de convênios ou outros instrumentos similares e que não tenham de ser restituídos, após sua vigência, deverão receber o número de registro patrimonial e especificação cadastral com o número do convênio, bem como a fonte de recursos de que forem provenientes.

Art. 24. No caso de aquisição de bem imóvel, decorrente de conclusão de construção ou de recebimento por doação, o órgão recebedor, providenciará o imediato e respectivo tombamento, à vista da documentação hábil, após registro no SPIUNET.

Art. 25. Todos os bens patrimoniais ingressados definitivamente na justiça Eleitoral do Amapá deverão, à vista das respectivas documentações, serem cadastradas junto à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 26. A documentação deverá conter, necessariamente:

I - condições de ingresso;

II - procedência;

III - especificação completa;

IV - quantidade;

V - valor unitário.

 

CAPÍTULO IV

DAS COMISSÕES

 

Art. 27. Todo e qualquer levantamento patrimonial, com fins de inventário, localização, avaliação e baixa de bens, deverá ser realizado por Comissão Especial, nomeada pela Administração, constituída de no mínimo 03 (três) servidores de qualquer unidade administrativa com exceção de servidor da Coordenadoria de Controle Interno, sendo um presidente e os demais membros, sendo que pelo menos 01 (um) tenha conhecimento do sistema patrimonial, e com prazo de execução previamente fixado.

Art. 28. A Comissão de Inventário, de posse do ato de designação, comunicará formalmente às unidades a serem inventariadas, com antecedência mínima de quarenta e oito horas, da data e hora de início dos trabalhos.

Art. 29. Na Comissão de Inventário anual do patrimônio é vedada a participação de mais de um servidor da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 30. São competentes para constituírem comissões permanentes ou especiais, as autoridades com atribuições regimentais específicas ou por delegação.

Art. 31. Podem ainda ser constituídas:

I - Comissões Permanentes de Licitações;

II - Comissões Especiais para o recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido para a modalidade de convite (art. 23 da Lei n° 8.666/93);

III - Comissão Permanente de Desfazimento de Bens;

IV - Comissão de Depreciação e Reavaliação de Bens Permanentes.

 

CAPÍTULO V

DA AVALIAÇÃO

 

Art. 32. De conformidade com as disposições contidas na Lei n° 4.320/64, na Lei n° 8.666/93, no Decreto-Lei n° 200/67 e no Decreto n° 6.087/2007 a avaliação dos bens patrimoniais deverá ser feita:

I - no caso de venda ou permuta, de conformidade com os preços atualizados e praticados no mercado;

II - no caso de doação, será indicado no respectivo termo, o valor líquido contábil.

Art. 33. Todo e qualquer material permanente, resultante de montagens com peças ou materiais de transformação, inclusive acessórios, serão avaliados em conjunto com o mesmo.

Art. 34. Na verificação do estado de conservação de cada bem móvel, será adotada a seguinte classificação:

I - bom: quando está em perfeitas condições de uso e está sendo utilizado;

II – ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

III – recuperável: quando sua recuperação for possível e orçar no máximo, a 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado;

IV - Anti-econômico - quando sua manutenção for maior que 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

V - Irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação;

VI – nas contas contábeis relativas a embarcações e veículos de tração mecânica, para se calcular o valor gasto em manutenção deve-se considerar a somatória dos valores gastos com as manutenções efetuadas nos últimos 12 (doze meses), para as demais conta contábeis será considerado a somatória de todos os valores gastos com manutenção do bem móvel.

Art. 35. Nas situações em que os bens ou componentes, no todo ou em parte, não puderem ser avaliados, por fragmentação, deverá tal circunstância constar no respectivo termo, identificado o valor do total do bem fragmentado, sua utilidade e destino.

Art. 36. A avaliação de bens móveis e imóveis será feita por uma Comissão Especial nomeada para tal, podendo solicitar o auxílio de técnicos especializados de outras áreas.

 

CAPÍTULO VI

DA RESPONSABILIDADE

 

Art. 37. Todo aquele que, a qualquer título, seja depositário, encarregado ou que tenha a guarda e utilização de bens e valores públicos, é responsável por sua conservação e pelo bom e fiel emprego.

Art. 38. Os responsáveis pela guarda e uso dos bens permanentes serão:

I - na Sede do Tribunal, os titulares das unidades, cabendo-lhes a indicação do servidor, usuário efetivo do bem, como corresponsável;

II - na Zonas Eleitorais, os Juízes Eleitorais e como corresponsável o Chefe de Cartório.

Art. 39. Após recebimento do bem patrimonial pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, aceitação, registro e tombamento junto ao Patrimônio, fica condicionada sua imediata distribuição ao setor requisitante, a emissão de Termo de Transferência de Bens e do respectivo Termo de Responsabilidade.

Art. 40. A distribuição de todo e qualquer bem patrimonial pertencente ao acervo patrimonial, ficará condicionada à assinatura do respectivo Termo de Transferência de Bens, pela pessoa encarregada do setor requisitante.

Art. 41. O servidor que se movimentar de um setor para outro levando consigo o material sob a sua guarda/responsabilidade, ou ficar com a posse de outros materiais, deverá comunicar à Coordenadoria de Material e Patrimônio, objetivando promover à atualização do respectivo Termo de Responsabilidade.

Parágrafo único. No caso previsto no caput, se a Coordenadoria de Material e Patrimônio não for informada, com a consequente falta de transferência dos bens patrimoniais, serão responsabilizados os responsáveis pelos mesmos (conforme Termo de Responsabilidade) bem como o servidor causador da situação.

Art. 42. Todo e qualquer ato de criação, extinção ou alteração na estrutura da Justiça Eleitoral do Amapá, deverá ser imediatamente e oficialmente comunicado à Coordenadoria de Material e Patrimônio, para adoção das providências cabíveis.

Art. 43. Toda movimentação de pessoal, incluindo os atos de designação, exoneração e/ou demissão, deverão ser comunicados à Coordenadoria de Material e Patrimônio para adoção de providências de ajuste e controle dos bens patrimoniais sob a guarda dos mesmos.

I - o responsável por material permanente que, por qualquer motivo, deixar a titularidade da unidade de localização deverá fazer inventário dos bens e entregá-los ao seu sucessor, na impossibilidade desse ato, assinar o Termo de Responsabilidade de Bens e encaminhá-lo a Coordenadoria de Material e Patrimônio solicitando a baixa de responsabilidade;

II - aquele que assumir uma unidade de localização, terá até dez dias úteis, a partir do efetivo exercício, para fazer o inventário dos materiais permanentes alocados naquele setor, assinar o Termo de Responsabilidade e enviá-lo à Coordenadoria de Material e Patrimônio para os registros pertinentes;

III – o não cumprimento do disposto nos incisos I e II deste artigo implicará aceitação tácita dos bens móveis alocados na unidade de localização que assumiu.

Art. 44. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento de material permanente que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem ou material, que esteja ou não sob sua guarda, nos termos do art. 90 do Decreto-Lei n° 200/67.

Art. 45. Qualquer irregularidade ocorrida com o material permanente sob sua responsabilidade, deverá ser objeto de comunicação formal, imediatamente, de maneira circunstanciada.

Art. 46. A indenização por parte do agente responsável deverá ser efetuada, no prazo de 30 (trinta) dias, nas formas a abaixo:

I - arcando com as despesas de recuperação;

II - substituindo o bem por outro de mesmas características, acompanhado dos documentos fiscais;

III - em dinheiro ou desconto em folha, a preço de mercado do bem, ou atualizado considerando a depreciação e uso.

Art. 47. Não será objeto de apuração o dano ou desaparecimento de bem cujo valor de mercado, individualmente ou em lote, seja considerado ínfimo em face do custo decorrente das medidas administrativas necessárias, sem prejuízo do registro dos fatos no processo de tomada de contas anual.

Art. 48. As empresas prestadoras de serviços deverão indenizar à Justiça Eleitoral do Amapá, na forma prevista no art. 46, em virtude de dano, furto ou extravio causados, direta ou indiretamente, com culpa ou dolo, de colaboradores.

Art. 49. Os responsáveis pelos bens patrimoniais só se desobrigam da responsabilidade assumida, quando da assinatura dos Termos de Responsabilidade, nas seguintes situações:

I - recolhimento dos bens;

II - transferência para outras unidades ou órgãos públicos, mediante a respectiva documentação;

III - baixa, obedecidas às formalidades legais.

Art. 50. A Apuração das responsabilidades previstas nesta Instrução Normativa devem observar a legislação em vigor, em especial a Lei n° 8.112/90.

Art. 51. Quando o responsável por dano ou desaparecimento de material não for identificado serão tomadas a seguintes providências:

I - quando o valor for inferior a R$ 75.000,00 (setenta e cinco mil reais), instauração de processo de sindicância para apuração de responsabilidade e ressarcimento ao erário, de acordo com o disposto na Lei nº 8.112/90, respeitando-se o contraditório e a ampla defesa;

II - quando o valor for a partir de R$ 75.000,00 (setenta e cinco mil reais), instauração de processo de Tomada de Contas Especial – TCE, conforme contido na IN/TCU nº 56/2007, respeitando-se o contraditório e a ampla defesa.

 

CAPÍTULO VII

DA MOVIMENTAÇÃO (TRANSFERÊNCIA)

 

Art. 52. É expressamente proibida a movimentação de bens patrimoniais, sem a anuência ou controle por parte da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 53. Toda e qualquer movimentação de bens patrimoniais, incluindo mudança de salas, unidades ou órgãos, será precedida de autorização e acompanhamento da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 54. A Secretaria de Tecnologia da Informação terá acesso ao sistema de controle patrimonial, podendo realizar transferências de bens móveis das contas relacionadas a equipamentos de processamento de dados e máquinas e equipamentos energéticos:

I - a Secretaria de Tecnologia da Informação deverá indicar 01 (um) servidor para que a Coordenadoria de Material e Patrimônio possa habilitá-lo para proceder às movimentações de bens relacionados às contas equipamentos de processamento de dados e máquinas e equipamentos energéticos;

II - nos casos de troca de equipamento pertencentes às contas de equipamentos de processamento de dados e máquinas e equipamentos energéticos, realizados pela Secretaria de Tecnologia da Informação, fica esta Secretaria responsável pela transferência dos mesmos;

Art. 55. A movimentação ou transferência de bens móveis entre as várias unidades do órgão será processada mediante solicitação de transferência de bens, destinada à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 56. A Coordenadoria de Material e Patrimônio de posse da solicitação de transferência de bens providenciará a entrega do bem ao setor solicitante, juntamente com o respectivo Termo de Transferência Interna.

 

CAPÍTULO VIII

DO CONTROLE E FISCALIZAÇÃO

 

Art. 57. O controle efetivo dos bens patrimoniais da Justiça Eleitoral do Amapá será realizado pela Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Art. 58. A Coordenadoria de Material e Patrimônio deverá manter um Sistema de Controle de bens móveis e imóveis da Justiça Eleitoral do Amapá, evidenciando de forma clara e objetiva, a especificação correta do bem em linguagem padronizada, o valor histórico ou de avaliação, o nome atualizado do responsável pelo bem e outros elementos porventura cabíveis.

Art. 59. O deslocamento ou movimentação de qualquer material permanente para fins de conserto ou reparo, só poderá ser feito se acompanhado da competente documentação e autorização de saída pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, devendo ainda o responsável pelo conserto ou reparo, passar recibo e assumir a responsabilidade pela guarda e adequada conservação pelo tempo em que o material permanecer em seu poder.

Art. 60. A substituição de peças, acessórios ou componentes de um material permanente, capaz de alterar sua identificação, será, obrigatoriamente, comunicada à Coordenadoria de Material e Patrimônio, para os devidos ajustes.

Art. 61. A Coordenadoria de Material e Patrimônio poderá realizar inspeções e fazer verificações físicas, no sentido de evitar que bens móveis e imóveis ociosos, supérfluos, antieconômicos, excedentes ou em condições de alienação sejam mantidos em estoque ou sem uso, bem como informar à Autoridade Superior qualquer tipo de irregularidade como roubo, furto, sinistro, uso indevido, abandono e apropriação indébita.

 

CAPÍTULO IX

DA CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO

 

Art. 62. Quando ocorrer a necessidade de reparo, pintura ou reforma de qualquer bem, a Coordenadoria de Material e Patrimônio deverá diligenciar no sentido de que o número de registro patrimonial seja mantido intacto ou, se avariado, imediatamente recuperado para fins de pronta identificação.

Art. 63. Os bens móveis em estoque, provenientes de recolhimento ou devolução, deverão ser mantidos em perfeito estado de conservação e condições de uso, cabendo à Coordenadoria de Material e Patrimônio a guarda e armazenamento.

Art. 64. Se os serviços de reparo e conserto de bens se revelarem inoportunos e inconvenientes aos interesses da Justiça Eleitoral do Amapá, a Coordenadoria de Material e Patrimônio, em circunstanciado relatório, deverá propor a sua baixa patrimonial.

Parágrafo único. Idênticas providências devem ser tomadas pelos responsáveis por bens patrimoniais em uso, sejam por iniciativa própria ou por recomendação da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

 

CAPÍTULO X

DO EMPRÉSTIMO

 

Art. 65. O empréstimo de bens móveis, por tempo determinado, a Membros e Servidores da Justiça Eleitoral do Amapá, após verificação de sua disponibilidade e conveniência administrativa, poderá ser concretizado, mediante a Formalização do Termo de Cessão de Uso, Guarda e Responsabilidade.

Art. 66. A cessão, empréstimo ou transferência de bens móveis e imóveis, para uso de terceiros, obedecida a legislação vigente (Lei n° 8666/93), só poderá se concretizar mediante assinatura de Contrato de Cessão ou Concessão de Uso.

Parágrafo único. Destinando-se a órgão ou entidade da Administração Pública, dispensada a licitação, o ato se aperfeiçoará por Termo de Cessão de Uso ou de Direito Real de Uso.

 

CAPÍTULO XI

DA ALIENAÇÃO

 

Art. 67. A alienação de bens patrimoniais deverá sempre ser subordinada à existência de interesse público devidamente justificado.

Art. 68. Quando imóveis, dependerá de autorização legislativa para órgãos da administração direta, autarquias e fundações. Para os demais, inclusive entidades paraestatais, dependerá de avaliação prévia e de licitação na modalidade de concorrência, dispensada esta nos seguintes casos:

I - dação em pagamento;

II - doação, permitida para outro órgão ou entidade da Administração Pública, de qualquer esfera do governo, ressalvado o disposto nas alíneas f, h e i do inciso I, do artigo 17, da Lei nº 8.666/1993;

III - permuta, por outro imóvel que atenda aos requisitos constantes do inciso X, Art. 24 da Lei n° 8.666/93;

IV – outros casos previstos em Lei.

Art. 69. Quando móveis, dependerá de avaliação prévia e de licitação, dispensada esta nos seguintes casos:

I - doação - permitida exclusivamente para fins de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação;

II - permuta - permitida exclusivamente entre órgãos ou entidades da Administração Pública.

 

CAPÍTULO XII

DA CESSÃO

 

Art. 70. A cessão de bens móveis obedecerá à conveniência administrativa e somente será possível se classificados como ociosos ou recuperáveis.

Art. 71. A cessão de bens imóveis e móveis, com a transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade serão realizados entre órgãos da Justiça Eleitoral e entidades da Administração Pública.

Art. 72. A cessão será efetivada mediante Termo de Cessão, do qual constarão a indicação da carga patrimonial da unidade cessionária, o valor de aquisição, avaliação ou custo de produção, devendo ser assinado pelo responsável pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, após anuência da autoridade competente, contida no processo administrativo.

 

CAPÍTULO XIII

DA DOAÇÃO

 

Art. 73. A doação é permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, no caso de bens móveis.

Art. 74. A doação de bens móveis, com a transferência gratuita da posse e troca de responsabilidade, poderá ser realizada entre a Justiça Eleitoral do Amapá e outras entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal e para instituições filantrópicas, reconhecidas oficialmente, após avaliação e classificação por comissão especialmente designada, observados os seguintes critérios:

I - bem móvel classificado como ocioso ou recuperável, poderá ser doado aos órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Federal;

II - bem móvel classificado como antieconômico, poderá ser doado para os Estados, Distrito Federal e Municípios mais carentes;

III - O material classificado como antieconômico e/ou irrecuperável, poderá ser doado para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal;

IV – A redação dos Incisos I, II e III deste Artigo, indicam apenas a preferência para destinação dos bens móveis.

Art. 75. Para se habilitar à doação pretendida, a entidade filantrópica deverá encaminhar requerimento à autoridade superior da Justiça Eleitoral do Amapá, fazendo constar do mesmo a documentação comprobatória de seu funcionamento e regular reconhecimento de utilidade pública, sem fins lucrativos.

Art. 76. A doação se efetivará mediante emissão e assinatura do Termo de Doação.

Art. 77. O desfazimento de bens de informática deverá estar de acordo com os procedimentos constantes no Decreto n° 6.087, de 20 de abril de 2007, e com o manual de instruções para o preenchimento da planilha de desfazimento, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

 

CAPÍTULO XIV

DA DESCARGA DE MATERIAL

 

Art. 78. Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como irrecuperável, a autoridade competente poderá determinar a descarga patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, por ventura existentes, que poderão ser incorporadas a outros bens patrimoniais.

Art. 79. A utilização da descarga de material, após localização e avaliação, deverá constar de circunstanciado relatório a ser submetido à autoridade competente da Justiça Eleitoral do Amapá, para decisão.

 

CAPÍTULO XV

DA BAIXA

 

Art. 80. Os bens móveis e imóveis da Justiça Eleitoral do Amapá estão sujeitos à baixa patrimonial, transferência, cessão ou doação.

Art. 81. A baixa patrimonial poderá ocorrer, observadas as condições e formalidades legais, nos casos de:

I - acidente;

II - extravio;

III - sinistro;

IV - cessão definitiva;

V - venda;

VI - permuta;

VII - doação;

VIII - descarga.

Art. 82. A baixa de bem patrimonial, de conformidade com o disposto neste artigo, somente será concretizada quando consumado e comprovado o fato de que deu origem a baixa, por meio de processo instruído com documento hábil.

Art. 83. No ato da baixa, o setor responsável deverá, obrigatoriamente, fazer referências: ao processo ou documento equivalente, causas ou circunstâncias da baixa e número de tombamento.

Art. 84. No caso de baixa em virtude de sinistro, acidente ou extravio, esta será efetivada e o valor regisitrado na conta ‘Crédito por dano ao patrimônio’, e após conclusão final do Processo de Sindicância ou Inquérito que, obrigatoriamente, deve ser instaurado para a averiguação das causas e apuração das responsabilidades, se efetivará a ressarcimento do valor monetário, quando for o caso, ou a baixa do mesmo.

Art. 85. Nas demais hipóteses, a baixa só se verificará após conclusão final do processo correspondente a cada caso.

Art.. 86. Toda baixa de bem patrimonial, independente do motivo da mesma, deverá ter a anuência do Presidente do Tribunal Regional Eleitoral ou do Ordenador de Despesa.

Art. 87. Sob pena de apuração de responsabilidades é vedada, sob qualquer hipótese e circunstância, a baixa de qualquer bem patrimonial, em desacordo com o estabelecido nesta Norma.

 

CAPÍTULO XVI

DO INVENTÁRIO

 

Art. 88. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o Inventário Físico e Analítico de cada Unidade que compõe a estrutura formal da Justiça Eleitoral do Amapá.

Art. 89. Inventário físico é a verificação dos saldos físicos existentes, e o analítico é a verificação dos saldos, estado de conservação, localização e dos agentes responsáveis pelos bens e materiais existentes nas unidades da Justiça Eleitoral do Amapá, devendo constar os dados do registro patrimonial dos bens.

Art. 89. A realização do inventário objetiva basicamente:

I - constatar a existência física dos bens;

II - viabilizar o levantamento global do acervo patrimonial;

III - manter permanentemente atualizados os registros e levantamentos efetuados;

IV - manter o controle sobre os responsáveis pela guarda de bens patrimoniais;

V - facilitar a conferência e atualização dos bens patrimoniais, no mínimo, por ocasião do encerramento dos exercícios ou das gestões.

VI - os inventários dos bens patrimoniais pertencentes a Justiça Eleitoral do Amapá ou sob sua guarda e administração, poderão ser efetuados nas seguintes hipóteses:

a) inicial - aquele em que uma unidade deve realizar para conhecer e controlar os bens móveis e imóveis que recebeu, assim como os que já possui;

b) passagem da responsabilidade - sempre que ocorrer a transferência de responsabilidade, por qualquer razão, no prazo máximo de 30 (trinta) dias;

c) anual - realizado no período de 01 de outubro a 31 de dezembro, em que a Administração deve proceder para prestação de contas e verificação se os bens existentes coincidem com os constantes do último exercício, mais os incorporados, menos os baixados ou transferidos, mais os recebidos através de transferência, obedecendo ainda as datas de entrega a serem previamente definidas pela Diretoria-Geral, em conjunto com a Secretaria de Administração e Orçamento;

d) encerramento – sempre que for extinta uma unidade Administrativa/Judiciária ou quando os bens que compõem o acervo dessa unidade forem distribuídos por diversas outras dependências, mediante ato específico superior;

e) apuração de responsabilidade - tem por finalidade detectar os possíveis danos causados ao patrimônio da Justiça Eleitoral do Amapá, em decorrência de fraudes, irresponsabilidades, negligências e sinistros, entre outros.

Art. 90. A Coordenadoria de Material e Patrimônio emitirá Termo de Responsabilidade a cada 90 dias, tendo como base inicial o dia 07 de janeiro, e os encaminhará aos respectivos responsáveis.

I – os bens constantes na unidade de localização deverão ser conferidos e, após a assinatura os Termos de Responsabilidade deverão ser devolvidos no prazo de dez dias úteis;

II – a não devolução do Termo de Responsabilidade implicará em reconhecimento tácito da responsabilidade pelos bens constantes nos mesmo.

Art. 91. Todo e qualquer documento utilizado para fins de levantamento de responsabilidade deverá constar, invariavelmente, o estado de conservação, número de tombamento e número do Termo de Responsabilidade, e o seu valor econômico, na data da ocorrência.

Art. 92. Para qualquer modalidade de Inventário, a Comissão responsável pela sua realização deve atentar para o fato de que todo bem em uso necessita estar sob a responsabilidade do seu usuário.

 

CAPÍTULO XVII

DOS FORMULÁRIOS DE MOVIMENTAÇÃO PATRIMONIAL

 

Art. 93. Ficam instituídos os seguintes formulários para fins de movimentação patrimonial:

I - Formulário Solicitação de Transferência de Bens - destina-se a promover a transferência ou movimentação de bens patrimoniais de um setor para outro no mesmo órgão.

II - O Formulário Termo de Responsabilidade – documento identificador do responsável pela guarda, uso, conservação e localização de bem patrimonial.

III - O Formulário Termo de Cessão de Uso, Guarda e Responsabilidade – documento destinado a oficializar o empréstimo, para uso particular de Membro ou Servidor, por tempo determinado.

IV - O Formulário Termo de Cessão/Doação – documento necessário à efetivação da transferência de posse e troca de responsabilidade entre órgãos da Justiça Eleitoral e entre a Administração Pública.

 

CAPÍTULO XVIII

DO MATERIAL DE CONSUMO

 

Art. 94. Os procedimentos e controles relacionados ao recebimento, registro, armazenamento, movimentação, preservação de materiais de consumo armazenados no Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá e, no que for aplicável, aos materiais em poder das unidades requisitantes, observação a legislação em vigor e as disposições desta Instrução Normativa, e serão promovidos pelos seguintes setores, no que lhes couber:

I - Coordenadoria de Material e Patrimônio, setor responsável pelas atividades de recebimento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação e inventário de materiais de consumo;

II - Seção de Gestão de Material, quando do suprimento dos materiais;

III - Setorial/Contabilidade, quanto à conciliação entre as posições física e contábil;

IV - Secretaria de Tecnologia da Informação, em relação ao ajustamento do suprimento e controle dos estoques com as questões técnicas e peculiaridades de alguns materiais específicos da área de informática, bem como repassando ao setor competente as informações necessárias para aquisições de material de processamento de dados.

Art. 95. Todo o suprimento de material de consumo no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá será efetuado pela Seção de Gestão de Material da Coordenadoria de Material e Patrimônio, que os providenciará mediante requisição ou desencadeará o processo de aquisição.

Art. 96. A Seção de Gestão de Material responde pelo correto armazenamento, distribuição e registro das transações decorrentes destas atividades no Sistema de controle de material, assim como, pelo atendimento de requisições.

Art. 97. Todo o estoque de material de consumo do Tribunal Regional Eleitoral deve ser armazenado no Almoxarifado Central, sendo proibido a existência de almoxarifados ou depósitos paralelos, salvo os relativos a materiais já requisitados pelas unidades, em quantidades mínimas e compatíveis para utilização a curto prazo.

Art. 98. é vedado o acesso de servidores ou qualquer pessoa não autorizada às instalações do Almoxarifado Central, devendo o seu responsável adotar as medidas de controle pertinentes e reportar à Coordenadoria de Material e Patrimônio as eventuais transgressões.

Art. 99. Os gestores das unidades requisitantes de material de consumo são responsáveis pela sua correta aplicação nos fins destinados, e pela guarda e proteção dos materiais, segundo as regras estabelecidas nesta instrução normativa.

Art. 100. Sempre que ocorrer extravio, furto, dano, ociosidade ou qualquer outra situação relacionada a materiais de consumo em estoque nas unidades, cabe ao seu titular a imediata comunicação à Coordenadoria de Material e Patrimônio, instruída, quando for o caso, com cópia do Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial.

Art. 101. Sempre que houver mudança de titular de determinada unidade, é dever daquele que está deixando o cargo determinar o levantamento do estoque de materiais de consumo e apresentar a relação àquele que estiver assumindo o cargo.

 

CAPÍTULO XIX

DA REQUISIÇÃO DE MATERIAL DISPONÍVEL EM ESTOQUE

 

Art. 102. Cada unidade deverá solicitar junto Seção de Gestão de Material o cadastro de servidores autorizados a realizar os pedidos de materiais em estoque.

Art. 103. Todo pedido será processado após verificação, no Almoxarifado Central, do material solicitado ou de similar que possa atender as necessidades do usuário.

Art. 104. A requisição de material em estoque será realizada no sistema de controle de material, pela Intranet, sendo necessárias as seguintes informações:

I - unidade requisitante;

II - denominação do material;

III - quantidade solicitada.

§ 1º. As requisições de materiais que ultrapassarem as quantidades usuais deverão ser devidamente justificadas por email.

§ 2º. O período para as requisições de material serão de 05 a 10 e de 20 a 25 de cada mês.

§ 3º. O prazo para a entrega dos materiais na Secretaria do Tribunal será de até 02 (dois) dias úteis.

Art. 105. Nas Zonas Eleitorais, excepcionalmente nos casos de emergência, serão atendidas requisições fora do período, desde que devidamente justificadas e autorizadas pela Diretoria Geral deste Tribunal, conforme determinado na Portaria 288/2007-TRE/AP.

Art. 106. No ato do recebimento do material, pelas unidades requisitantes, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I – observados os prazos de validade e o estado de conservação, quando este aspecto for aplicável

II - o gestor da unidade ou servidor para este fim designado, deverá realizar a conferência dos materiais listados na Guia de Remessa de Material.

III - estando em desconformidade, comunicar imediatamente à Seção de Gestão de Material, visando os ajustes necessários.

IV - estando de acordo, formalizar o recebimento mediante assinatura da Guia de Remessa de Material, encaminhando a Seção de Gestão de Material.

Art. 107. Quando do armazenamento deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - é da responsabilidade do solicitante aplicar, no âmbito de sua unidade, as mesmas orientações e procedimentos atinentes à guarda de materiais de consumo constantes desta instrução normativa.

II - visando restringir a possibilidade de utilização não autorizada ou furto, deterioração ou vencimento dos materiais, deverão ser adotadas, no mínimo, as seguintes medidas para a proteção física dos materiais:

a) armazenar os materiais, preferencialmente em locais que possam ser trancados;

b) observar as regras de armazenamento constantes do manual do fabricante;

c) evitar choques físicos (atritos);

d) consumir preliminarmente o material mais antigo;

e) não é permitido o acúmulo de materiais, devendo a unidade observar e planejar o consumo mensal até a nova solicitação.

Art. 108. Cada unidade deverá realizar controle dos materiais encaminhados por meio de Guia de Remessa de Material, documento encaminhado em duas vias, uma para ser enviada à Seção de Gestão de Material e outra para ficar arquivada na unidade solicitante.

Art. 109. Em casos de extravio, furto, deterioração ou ociosidade de materiais, a unidade deverá comunicar imediatamente, por e-mail, a Coordenadoria de Material e Patrimônio.

 

CAPÍTULO XX

DOS PROCEDIMENTOS DA SECÃO DE GESTÃO DE MATERIAL

 

Art. 110. O recebimento do material deve ser realizado pelo responsável do Almoxarifado Central, devendo ser efetuado o registro e cadastro destes materiais no Sistema de controle de material, após conferência detalhada do material encaminhado pelos fornecedores.

Art. 111. Em se tratando de materiais de informática deverão ser encaminhados à Secretaria de Tecnologia da Informação, para verificação das características técnicas dos mesmos.

Art. 112. São Condições essenciais para que o responsável pelo Almoxarifado Central efetue o recebimento do material:

I - conferir marca, quantidade, prazos de validade, embalagem e demais características do material entregue pelo fornecedor com as informações contidas na Nota Fiscal, respectiva Nota de Empenho e Termo de Referência especificado no contrato/edital, bem como sua funcionalidade e após emitir Termo de Recebimento. Caso haja qualquer divergência, deverá devolver o material, no prazo de 5 (cinco) dias, por meio de notificação formal ao fornecedor e encaminhar relatório sobre os fatos à Coordenadoria de Material e Patrimônio;

II - conferir também as especificações da Nota Fiscal tanto os dados dos fornecedores, quanto os dados do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá.

Art. 113. Cabe à Coordenadoria de Material e Patrimônio ou ao Gestor/Fiscal de Contrato tomar as providências junto ao fornecedor para, nos termos do art. 69, da Lei 8666/93, reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, os materiais em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções, cientificando a Comissão de Licitação e o Gestor/Fiscal da Ata de Registro de Preços.

Art. 114. Todo material recebido no almoxarifado tem seu destino determinado pelas seguintes condições:

I - se material de consumo, deverá ser estocado e distribuído conforme necessidade de cada unidade, mediante Guia de Requisição de Material realizado por meio eletrônico na página da Intranet do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, no sistema de controle de material;

II - se material recebido por doação, caso já tenha destino determinado deverá ser encaminhado ao interessado. Se não houver destino determinado, deverá permanecer no estoque de material.

Art. 115. Após realizar conferência e recebimento dos materiais, a nota fiscal original deverá ser lançada no sistema de controle de material e no SIAFI, com o atesto do servidor responsável pelo Almoxarifado Central e liquidação da despesa e encaminhado à Secretaria de Administração e Orçamento solicitando pagamento da despesa.

Art. 116. O registro da movimentação física de material (entrada/saída) é atividade de competência do Responsável pelo Almoxarifado Central, tendo como base os respectivos documentos hábeis que acompanham o material;

Art. 117. Somente terá acesso ao sistema de controle de material, para operações de movimentação de materiais no estoque (inclusões e baixas) a Seção de Gestão de Material e o(s) servidor(es) por ela indicado(s), aos quais cabe o sigilo e a substituição periódica das respectivas senhas de acesso, conforme normas do Secretaria de Tecnologia da Informação, e sobre os quais recai a responsabilidade sobre os registros das movimentações de materiais no estoque;

Art. 118. Todo material em estoque deve ficar em um mesmo local, sendo proibido a existência de almoxarifados ou depósitos paralelos;

Art. 119. 0 Almoxarifado deve estar localizado em local seguro, de fácil acesso, limpo e arejado, que garanta a conservação dos materiais. Sua organização deve ser realizada de tal forma que haja a maximização do espaço, garantia de segurança para os materiais estocados e fácil circulação interna, observando também as recomendações do fabricante de cada um dos materiais.

Art. 120. Os materiais recebidos por último devem ser colocados atrás dos materiais já estocados, e armazenados há mais tempo;

Art. 121. As categorias dos materiais que possuem grande movimentação, tomando como base relatório de consumo emitido pelo sistema de controle de material, devem ser estocadas em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição, os que possuem pequena movimentação devem ser estocados na parte mais afastada das áreas de expedição, de forma a permitir economia de tempo e esforço;

Art. 122. Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso, utilizando-se corretamente os acessórios de estocagem para os proteger, devendo ser mantidos ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados, observando a altura, forma, peso e movimentos, sendo que os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;

Art. 123. A organização dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado em combate de incêndio (Corpo de Bombeiros);

Art. 124. Os materiais de pequeno volume e alto valor, deverão ser armazenados em local seguro e com acesso restrito apenas ao servidor responsável pelo almoxarifado e aos servidores por ele autorizados;

Art. 125. Deverá ser reservada área para o armazenamento de materiais especiais, como produtos químicos e corrosivos;

Art. 126. O estoque será disposto em grupos de materiais, com etiqueta que os identifique nas prateleiras, os quais deverão estar em suas embalagens originais, com a identificação do produto visível, facilitando sua localização.

Art. 127. As embalagens originais somente devem ser abertas quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização, na medida da necessidade, a qual ficará selada até nova utilização.

Art. 128. A arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter a face da embalagem (ou etiqueta) voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas.

Art. 129. O lixo deve ser depositado em recipientes especiais com tampas e deverão ser esvaziados e limpos fora da área de armazenamento, seguindo-se as especificações de reciclagem.

 

CAPÍTULO XXI

DO ATENDIMENTO DAS REQUISIÇÕES

 

Art. 130. A distribuição dos materiais em estoque deverá ocorrer conforme a necessidade de cada Unidade, exclusivamente mediante requisição de material realizada pela Intranet no sistema de controle de material.