Instrução Normativa nº 1, de 5 de outubro de 2015

(Alterada pelas Instruções Normativas nºs 9, de 16/4/2018, publicada no DJE/TRE-AP nº 068, de 19/4/2018, e 14, de 28/6/2018)

O     PRESIDENTE    DO    TRIBUNAL    REGIONAL    ELEITORAL    DO    AMAPÁ,

Desembargador CARLOS TORK, no uso de suas atribuições e, tendo em vista o disposto nas leis 8.159, de 08 de janeiro de 1991, 9784, de 29 de janeiro de 1999, 11.419, de 19 de dezembro

de 2006 e 12.527, de 18 de novembro de 2011 e,

Considerando a necessidade de se aperfeiçoar o trâmite dos processos administrativos do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, por meio da adoção de um sistema eletrônico de informações, que preencha os requisitos de segurança, celeridade, economia e autenticidade, garantindo maior eficiência ao Órgão;

Considerando que os documentos em meio eletrônico produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 219 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil);

Considerando o tratamento conferido à numeração de processos, nos termos da Resolução-CNJ nº 65, de 16 de dezembro de 2008;

Considerando que a ação atende aos direcionamentos do Acórdão 1233/2015 – TCU – PLENÁRIO quanto ao melhor aproveitamento da força de trabalho;

Considerando a assinatura de Termo de Cooperação entre o Tribunal Regional Federal da 4ª Região e este Tribunal Regional Eleitoral para cessão gratuita do Sistema Eletrônico de Informação - SEI e seus códigos fontes, o qual já atende aos preceitos de interoperabilidade, resolve aprovar a seguinte Instrução Normativa:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Amapá, é disposta nesta Instrução Normativa.

CAPÍTULO II DA COMPETÊNCIA

Art. 2º Compete à Diretoria-Geral, com o apoio de todas as unidades subordinadas deste Tribunal, a implantação, implementação e gestão do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Art. 3º Incumbe às Unidades/Secretarias prestarem o apoio necessário aos usuários da Justiça Eleitoral, bem como o arquivamento dos documentos físicos probatórios inseridos no SEI, no âmbito da Secretaria deste Tribunal.

Parágrafo único. Nas Zonas Eleitorais, o arquivamento e controle dos documentos enviados para a Secretaria serão feitos pelos respectivos chefes de cartório.

CAPÍTULO III

DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS

Art. 4º Fica estabelecido que toda documentação administrativa deste Tribunal, dar- se-á, exclusivamente, por meio do SEI, a partir de 19 de outubro de 2015.

§1º São consideradas documentações administrativas, as comunicações entre o Tribunal e as unidades organizacionais, assim compreendidas qualquer órgão judicial e/ou unidade administrativa da Justiça Eleitoral, incluindo Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria Regional Eleitoral, Ouvidoria, Escola Judicial Eleitoral, Gabinetes de Juízes Membros e do Procurador Regional Eleitoral, Secretarias das Zonas Eleitorais, Diretoria-Geral, Secretarias, Coordenadorias e Seções.

 §2º A documentação administrativa de origem externa ao Tribunal será recebida e distribuída no SEI pela Seção de Protocolo e Arquivo, quando protocolizadas no âmbito do Tribunal; e, pela Chefia do Cartório Eleitoral, quando protocolizadas no âmbito das Zonas Eleitorais.

Art. 5º Os documentos externos que forem digitalizados e inseridos no SEI, bem como aqueles gerados no próprio sistema, serão considerados originais, tramitando somente em meio eletrônico.

 §1º Os documentos digitalizados que não possuam conteúdo probatório deverão ser eliminados na própria unidade que os cadastrou, observada a tabela de temporalidade vigente.

 §2º Os procedimentos de atestação de faturas e/ou recibos serão realizados no SEI a partir de sua implantação.

 §3º A responsabilidade pelo envio imediato para guarda dos documentos referidos no §2º deste artigo é da unidade que os inseriu no sistema.

§4º Antes de seu envio para arquivamento, o número do Processo Administrativo SEI e o número de sete dígitos do documento gerado pelo sistema, deverão ser registrados fisicamente na parte superior direita do documento.

Art. 6º Os processos administrativos, sigilosos ou não, em tramitação ou já arquivados na instituição, poderão ser eliminados assim que digitalizados, depois de retirados os documentos mencionados no art. 3º , os quais seguirão a sistemática prevista nos §§2o ao 4o do artigo 5º.

Art. 7º São considerados sigilosos, para os efeitos desta Instrução Normativa, os tipos processuais assim previamente classificados no SEI.

Parágrafo único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deverá ser encaminhada ao gestor do sistema, que submeterá a proposta à Presidência.

Art. 8º Somente será possível a conversão de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos se for realizada a alteração do tipo processual no sistema.

Art. 8º- A. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos e processos administrativos produzidos ou recebidos pelo Tribunal na forma da legislação em vigor.

Parágrafo único. Os documentos são, em regra, de acesso público, podendo a informação ser classificada como sigilosa ou restrita, com a indicação da hipótese legal plausível, na forma das situações enumeradas, mas não exaustivas, indicadas nos Anexos I e II. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 8º- B. O usuário que iniciar o processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

 §1º São de acesso restrito os documentos que ponham em risco a segurança e a integridade do Tribunal, dos magistrados, servidores e colaboradores, a intimidade, a vida privada, a honra e à imagem das pessoas, ou aqueles previstos em legislação específica.

 § 2º O acompanhamento do trâmite de processos eletrônicos sigilosos será efetuado usuário a usuário, mediante a concessão de credencial de acesso ao SEI.

§ 3º O usuário que receber a credencial de acesso poderá concedê-la a outro usuário que necessite acompanhar e instruir o processo.

 § 4º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.

§ 5º A visualização, a edição e a assinatura de documento sigiloso por usuários de outras unidades serão possíveis mediante concessão de credencial de assinatura pelo usuário gerador do documento, sem necessidade de realizar o trâmite do documento.

§ 6º A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.

§ 7º Qualquer reprodução de documento sigiloso receberá a classificação correspondente ao original.

 §8º O acesso a dados ou a informações sigilosas somente será concedido mediante justificação, dirigida, conforme o caso, ao Diretor-Geral ou ao Presidente do Tribunal.

Art. 8º- C. Todos os servidores e colaboradores que manipulem ou tenham acesso a informações identificadas como sigilosas sob custódia ou de propriedade do TRE-AP devem garantir a confidencialidade e o segredo dessas informações, adotando comportamento seguro, caracterizado por evitar assuntos sigilosos em ambientes sociais e particulares, impressão, transmissão, compartilhamento e transporte para fora das instalações do TRE-AP de informação sigilosa, sem autorização, bem como uso e não compartilhamento de senhas seguras. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 8º- D. Os processos de licitação iniciarão com nível de acesso restrito e deverão tornar-se públicos após a publicação do edital do certame. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 8º - E. Os processos que contenham documentos públicos e restritos deverão ter acesso limitado apenas em relação aos últimos, mantendo a visualização aberta aos demais. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 9º O acesso a processos sigilosos só poderá ocorrer se for concedida credencial de acesso pela unidade geradora do processo.

§ 1º A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.

 § 2º A atribuição de credencial para autoridade de outra unidade deverá ser efetivada sempre para o magistrado ou, na área administrativa, para o responsável máximo pela unidade correspondente.

 § 3º O detentor de credencial em processos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá comunicar à autoridade que o credenciou, sob pena de responsabilidade funcional, para as providências legais.

Art. 9º-A. Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão consultar os processos administrativos de acesso público, por prazo determinado, mediante autorização do responsável pela informação. (Incluído pela Instrução Normativa nº 9, de 16/4/2018)

Art. 9º-B. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar- se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no portal do TRE-AP na internet e da apresentação dos seguintes documentos e informações: (Incluído pela Instrução Normativa nº 9, de 16/4/2018)

1. documento de identidade;
2. Cadastro de Pessoa Física – CPF;
3. comprovante de residência.
4. indicação do processo de interesse (número ou outras informações que permitam a localização do processo na base do SEI).

§ 1º Após o preenchimento do cadastro, o usuário externo receberá email automático do SEI, no qual conterá as orientações para envio dos documentos indicados no caput deste artigo.

§ 2º As cópias dos documentos relacionados no § 1º deste artigo deverão ser autenticadas em cartório extrajudicial.

§ 3º O TRE-AP pode solicitar, a qualquer tempo, a apresentação do documento original, fixando prazo para cumprimento.

§ 4º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

§ 5º No prazo de até 5 dias úteis, a Ouvidoria verificará a documentação entregue e deverá identificar, caso não tenha sido informado pelo usuário externo, o processo de interesse do requerente. Em seguida, comunicará ao responsável pela informação a solicitação de acesso requerida pelo usuário externo.

§ 6º Realizada a comunicação pela Ouvidoria, o responsável pela informação decidirá se o usuário externo poderá consultar o processo pretendido. Decidido que o processo no SEI pode ser consultado, o responsável pela informação solicitará à STI, via chamado, a ativação do acesso do usuário externo no SEI.

§ 7º Após a STI ativar o usuário externo no SEI, o responsável pela informação providenciará a disponibilização do processo ao interessado.

§ 8º A autorização para credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento a exigências de apresentação de documentação obrigatória ou complementar.

§ 9º Se o responsável pela informação decidir que o usuário externo não poderá acessar o processo que pretende consultar, ele deve comunicá-lo diretamente, por email, dessa decisão.

CAPÍTULO IV DA ASSINATURA

Art. 10. Os documentos produzidos no SEI, que sejam dirigidos a órgãos externos, deverão ser assinados de forma digital, no padrão ICP-Brasil, por certificado vinculado à Autoridade Certificadora AC-Jus.

Art. 11. Os documentos produzidos no SEI, não abrangidos na previsão do artigo anterior, poderão ser assinados mediante autenticação por conferência de sigla e senha de acesso que possibilite identificação inequívoca do usuário responsável, bem como da forma digital, no padrão ICP-Brasil.

Art.12. Os documentos transcritos por suporte digital, certificados por assinatura digital conforme previsto no art. 10 ou por autenticação na forma do art. 11, têm o mesmo valor dos originais.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art.13. Até que seja realizada a capacitação dos servidores das Zonas Eleitorais, as documentações administrativas oriundas destas serão tratadas como de origem externa e poderão ser recebidas e distribuídas por meio da Seção de Protocolo e Expedição, e/ou das demais unidades administrativas que tenha recebido o documento por fac-símile, e-mail, malote digital etc.

Art.14. Os procedimentos administrativos já existentes em meio físico ou digital, em especial os processos de contratação de caráter continuado, serão digitalizados e lançados no sistema de acordo com as necessidades de cada unidade responsável, sendo obrigatório que na denominação do arquivo digitalizado que dará início ao processo conste a identificação deste por meio da sigla “PA” ou "PAE" seguida do número de registro.

Art. 15. Os documentos de atestação de notas fiscais e/ou recibos oriundos das Zonas Eleitorais serão digitalizados e inseridos no SEI, na Secretaria do Tribunal, até que o sistema seja implantado nas ZE’s.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art.16. Incumbe à Secretaria de Gestão de Pessoas comunicar, imediatamente, após o ato, o desligamento de qualquer magistrado, servidor ou estagiário deste Tribunal à unidade gestora do sistema (Suporte STI), para fins de exclusão das permissões de acesso.

Parágrafo Único. No caso dos trabalhadores terceirizados que prestam apoio administrativo e tenham acesso ao SEI, quando do desligamento, incumbe à Secretaria de Administração e Orçamento comunicar, imediatamente, à unidade gestora do sistema (Suporte STI), para fins de exclusão das permissões de acesso.

Art. 16-A. Para os efeitos desta Instrução Normativa, considera-se: (Incluído pela Instrução Normativa nº 9, de 16/4/2018)

 I - usuário externo: qualquer cidadão que tenha interesse em consultar um processo no sistema SEI do TRE-AP.

 II - responsável pela informação: servidor(a) do TRE-AP que:

a) originou o processo no sistema SEI o quel é objeto de consulta por parte do usuário externo; ou

 b) tem o poder de tomada de decisão acerca do assunto principal que é tratado no processo que é objeto da consulta externa.

 III - Credencial de acesso SEI: credencial gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso; (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

 IV - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no SEI, quanto à informação neles contida, considerados os seguintes níveis: (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público

externo;

b) Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e

 c) Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI, específica para determinado processo.

Art. 16-B. Programas de conscientização sobre segurança da informação deverão ser implementadas pelo Gestor do SEI, em conjunto com a Comissão de Segurança da Informação, assegurando que todos os servidores e colaboradores sejam informados sobre a 

exigência de garantir acesso à informação como regra geral e sobre os potenciais riscos de segurança e o tipo de exposição a que estão submetidas as informações de caráter sigiloso ou restrito. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 16-C. O descumprimento das normas contidas nesta Instrução Normativa pode implicar a apuração de responsabilidade administrativa. (Incluído pela Instrução Normativa nº 14, de 28/6/2018)

Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Presidência.

Art.18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Macapá (AP), 05 de outubro de 2015.

Desembargador CARLOS AUGUSTO TORK DE OLIVIERA

PRESIDENTE