Gestão Documental
Sobre a Gestão Documental
A Lei Federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece que a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Atendendo a esse disposto, no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, cabe à Seção de Protocolo e Arquivo – SPAR (Resolução nº 406, de 16 de maio de 2012):
I – Receber, protocolar, distribuir, controlar, expedir e acompanhar a movimentação das correspondências, documentos, processos administrativos, procedendo o devido registro;
II - Receber, registrar, classificar, arquivar e conservar processos e documentos temporários ou permanentes, que lhe forem encaminhados;
III - Elaborar tabelas de temporalidade dos documentos, de acordo com a definição prévia dos critérios a serem considerados, regulamentados em Lei ou por comissão designada para este fim;
IV - Propor a destinação de processos e de documentos sem relevância histórica, observada a tabela de temporalidade;
V - Controlar o desarquivamento, o empréstimo e a devolução de documentos ou de processos, mediante registro e prévia autorização;
VI – Extrair cópias de processos ou de documentos, quando autorizado;
VII – elaborar a previsão da despesa com vistas a fornecer elementos para a proposta orçamentária e para a provisão das eleições, na sua área de atuação.
Conceito de Gestão Documental
A gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas. Indecentemente do suporte de registro da informação (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020)
A gestão documental é regida por princípios, diretrizes e normas elencadas na Resolução CNJ nº 324/2020, os quais são essências para o embasamento e a atuação na área, não se restringindo a disposições de caráter meramente programático.
Vantagens da Gestão Documental
a - Garantia do acesso à informação para o exercício de direitos (art. 3, I)
b - Promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico e demais acervos custodiados pelo Poder Público (art. 3º, II)
c - Intercâmbio e interlocução com instituições culturais e de patrimônio histórico e cultural e da ciência da informação (art. 3º, IV)
d - Interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação (art. 3º, V)
e - Guarda de documentos e informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos (art. 3º, VI)
f - Manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido (art. 3º, VII)
g - Classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais (art. 3º, VIII)
h - Padronização de espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos (art. 3º, X)
i - Adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a Unidade de Gestão Documental (art. 3º, XI)
j - Garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais (art. 3º, XII)
k - Capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname (art. 3º, XIII)
l - Adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus (art. 3º, XIV) e
m - Constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental – CPADs (art. 3º, XV)
(MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PODER JUDICIÁRIO, 2021)
Endereço
Tribunal Regional Eleitoral do Amapá
Avenida Mendonça Júnior, n.º 1502, Centro
C.E.P.: 68.900-914 - Macapá - AP
Andar térreo da nova sede do Tribunal
Funcionamento
Horário de funcionamento: das 12h às 19h
Servidores
Jane Maria da Silva Dias da Silva - Chefe de Seção
Contatos: 3198-7563 / jane.silva@tre-ap.jus.br
Felipe César Almeida dos Santos - Arquivista
Contatos: 3198-7567 / felipe.santos@tre-ap.jus.br
1. Instruções sobre Assessoria Técnica
A finalidade da Acessória Técnica é transmitir as orientações necessárias para a organização da documentação a ser enviada (transferida/recolhida) para o Arquivo Geral. É importante ressaltar que, muito embora os documentos estejam fisicamente no Arquivo Geral, os órgãos produtores poderão solicitar os documentos (hiperlink) dos mesmos a qualquer momento.
Servidores dos cartórios e unidades do TRE-AP, onde sejam produzidos e recebidos documentos na realização de suas atividades.
Mais informações em diretrizes e recomendações (acesso) e em códigos e tabelas (acesso).
2. Solicitação de Assessoria Técnica
Visando a melhor atender a comunidade interna do TRE-AP, a Seção de Protocolo e Arquivo – SPAR e o Arquivo Geral – AG comunica que a realização de Assessoria Técnica está condicionada a:
(i) Autorização de processos de digitalização e eliminação de documentos relacionados à atividade de Arquivologia;
(ii) Disponibilização de um colaborador do setor solicitante, que terá a responsabilidade de receber a equipe do Arquivo Geral, bem como seguir as orientações que serão posteriormente prescritas em relatório.
Para mais informações sobre instrumentos de gestão, avaliação e eliminação de documentos entre em contato pelo e-mail felipe.santos@tre-ap.jus.br (assunto: Assessoria Técnica em Arquivos).
3. Transferência e Recolhimento de Documentos
A transferência é o envio de documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo Intermediário. São documentos com valor legal, administrativo ou fiscal de uso pouco frequente que já cumpriram suas funções primárias e que aguardam destinação final (eliminação ou guarda permanente).
O recolhimento é a passagem dos documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente. São documentos com valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo pois são inalienáveis e imprescritíveis. Eles não podem ser doados ou eliminados e nunca perdem o valor ou a validade.
Para fazer a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos é necessário realizar o levantamento documental e o tratamento técnico, ou seja, a identificação, classificação, arranjo dos documentos de acordo com os códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de atividades-meio e atividade-fim da Justiça Eleitoral do Estado do Amapá.
O levantamento documental e tratamento técnico é feito por meio da solicitação de assessoria técnica ao Arquivo Geral – AG, para os cartórios eleitoras e unidades administrativas por servidores lotados em diversas unidades do TRE-AP.
Na assessoria técnica é realizado o diagnóstico do Arquivo Corrente. Os arquivistas além da avaliação dos documentos para destiná-los à eliminação ou guarda permanente, também dão recomendações técnicas aos servidores da unidade solicitante sobre a organização dos documentos, objetivando mantê-los acessíveis e prontos para futuras transferências e recolhimentos.
Os documentos, classificados e avaliados, são enviados ao Arquivo Geral – AG, após a realização da Assessoria Técnica, por meio de Listagens de Transferência de Documentos (LTD) (em elaboração) e de Guias de Recolhimento de Documentos (GRD) (em elaboração). Se necessário, são elaboradas Listagens de Eliminação de Documentos (LED) que devem ser submetidas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas (CPAD/TRE-AP).
4. Eliminação de Documentos e Informações
ATENÇÃO!
TODO E QUALQUER TIPO DE DOCUMENTO E INFORMAÇÃO PRODUZIDA OU RECEBIDA NO ÂMBITO DO TRE-AP NÃO PODERÁ SER ELIMINADO SEM APROVAÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMETNOS E INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS DO TRE-AP E DA AUTORIDADE MÁXIMA DA TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAPÁ.
Caro produtor do TRE-AP,
A seguir, alguns pontos importantes para que você entre em contato com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas (CPAD/TRE-AP) a fim de ser melhor orientado quanto ao destino de sua documentação:
A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa nº 11, de 16 de maio de 2023);
O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminação de Documentos e Informações Arquivísticas”. (Art.6º da Instrução Normativa nº 11, de 16 de maio de 2023);
A eliminação de documentos e informações arquivísticas do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá - TRE/AP, será regida em processo próprio, com orientação e supervisão da Seção de Protocolo e Arquivo e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas - CPAD, após autorização destas, e em conformidade com os instrumentos de gestão documental do órgão (Art.9º da Instrução Normativa nº 11, de 16 de maio de 2023)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas – CPAD, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, publicará no Diário Oficial da União o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e Informações Arquivísticas" [...] (Art.2º da Instrução Normativa nº 11, de 16 de maio de 2023)
A Instrução Normativa nº 11, de 16 de maio de 2023, rege os procedimentos para a eliminação de documentos e informações arquivísticas no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá – TRE/AP
O resultado dos trabalhos da CPAD/TRE-AP está nos links abaixo:
- Editais e Listagens de eliminações realizados (Acesso aqui)
Pesquisa ao acervo permanente
Com o objetivo de promover a preservação e a difusão do acervo permanente do Tribunal regional Eleitoral do Amapá – TRE/AP, a Seção de Protocolo e Arquivo juntamente com o Arquivo Geral, implementou o Arquivo Histórico do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá. Este trata-se de um espaço virtual, ainda em processo de construção, no qual podem ser encontrados documentos, processo, fotos, registros e outras fontes de valor histórico custodiados por este Tribunal Regional Especializado.
- Arquivo Histórico do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (Acesse aqui)
INSTRUMENTOS DE GESTÃO
O artigo 5ª da resolução CNJ nº 324/2020 elenca os instrumentos de Gestão Documental do Proname,
1. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Informações Arquivística Atividade-Meio e Fim (acesse aqui)
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são instrumentos básicos da gestão científica de documentos de arquivos e se mesclam nos dois mais importantes instrumentos da atividade de gerir informações registradas em suportes definidos. O Plano de Classificação identifica a tipologia de documentos arquivísticos, independentemente da idade ou da fase.
2. Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos
Trata-se de representação gráfica de procedimento com etapas imprescindíveis para análise da destinação final dos processos e confere maior segurança para o desempenho dessa atividade. Por ora, existem apenas fluxogramas elaborados para as competências cível e criminal das Justiças Federal e Estadual.
3. Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e o Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário (acesse aqui)
O Manual de Gestão Documental é um dos instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, previsto no artigo 5º, inciso VIII, da Resolução CNJ nº 324/2020 (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020a).
Com o objetivo de especificar as diretrizes, os princípios e as normas de Gestão Documental estabelecidos na Resolução, este Manual constitui material de consulta e de orientação para o planejamento, implementação e execução do tema nos diversos órgãos do Poder Judiciário.
4. Manual de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (acesse aqui)
O objetivo deste manual de gestão documental é de garantir a eficiência na produção, administração, manutenção e distinção de documentos gerados, agrupando informações que levam à melhoria dos serviços arquivísticos, preservando assim sua função social, aumentando-lhes a eficiência e servindo de apoio para decisões importantes. Objetiva orientar procedimentos que se referem à Gestão de documentos produzidos ou recebidos no Tribunal Regional Eleitoral do Amapá abordando assuntos, conceitos e instruções importantes para a normatização e arranjo do seu acervo documental. Tem ainda o intuito de orientar os servidores quanto ao funcionamento e tratamento da documentação pertinente ao arquivo em suas fases corrente, intermediária e permanente, bem como o processo de aplicação da Tabela de Temporalidade Documental. O tratamento da documentação normatizado neste manual, por ser procedimento dinâmico, é sujeito a eventuais alterações decorrentes da aplicação de novas rotinas e poderá sofrer mudanças cuja sistematização se constituirá em complementação destas normas
ATOS NORMATIVOS
Resolução nº 575, de 21 de julho de 2022 – Institui a Política de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Amapá (acesse aqui)
Instrução Normativa nº 10, de 16 de maio de 2023 – Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos e Informações Arquivísticas, como instrumentos de gestão arquivística no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá (acesse aqui)
Instrução Normativa nº 11, de 17 maio de 2023 - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos e informações arquivísticas no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá – TRE/AP (acesse aqui)
Instrução Normativa nº 14, de 13 julho de 2023 - Institui a Política de Preservação Digital deste Tribunal Regional Eleitoral, que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos digitais e digitalizados em um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq. (acesse aqui)
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Resoluções, Atas e Editais de Eliminação)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas (CPAD), foi instituída pela Portaria Presidência nº 21/2024.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Informações Arquivísticas é composta pelos seguintes servidores do TRE-AP:
I – Chefe da Seção de Protocolo e Arquivo – SPAR;
II – Coordenador (a) da Coordenadoria de Serviços Gerais – CSG;
III – Coordenador (a) da Coordenadoria de Orçamento e Finanças - COF;
IV – Chefe da Seção de Informação e Instrução Processual – SIIP;
V – Coordenador (a) da Coordenadoria de Material e Patrimônio - CMP;
VI – Servidor (a) com formação em História;
VII – Servidor (a) da Secretaria de Gestão de Pessoas – SGP;
VIII – Chefe da Seção de Obras e Manutenção de Imóveis – SOMI;
IX – Coordenador (a) da Coordenadoria de Soluções Coorporativas – CSC;
X – Chefe da Seção de Auditoria – SEAUD;
XI – Coordenador (a) da Coordenadora da Corregedoria – CRDCOR;
XII – Servidor (a) representante das Zonas Eleitorais no Comitê de gestão Estratégica;
XIII – Secretário(a) da Secretaria Judiciária - SEJUD
XIV - Coordenador(a) da Escola Judiciária Eleitoral - EJE
Ouvidoria
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